Transformacja Cyfrowa, to termin niezwykle wyeksploatowany choć wciąż niezwykle aktualny. Właściwie z powodu pandemii Covid-19 wiele firm bardzo boleśnie przekonało się, że ich poziom digitalizacji jest nie dość wystarczający. Wg ankiety przeprowadzonej w 2021 przez European Investment Bank, 55% europejskich firm stwierdziło, że pandemia COVID-19 zwiększyła zapotrzebowanie na cyfryzację, a 46% firm poinformowało, że rozwinęły się bardziej cyfrowo.

W naszych rozmowach z klientami często mówimy, że to co robimy, to wspieranie transformacji cyfrowej naszych klientów.

I nadal wielu niespecjalnie rozumie co mamy na myśli.

• Czym jest transformacja cyfrowa?
• Na czym ona polega?
• Jak ją przeprowadzić skutecznie?

O tym właśnie jest ten artykuł.

Spis treści

1. Transformacja, czyli?
   1. Definicja i problem
   2. Jakie procesy nadają się do digitalizacji?
2. Najczęstsze błędy
   1. Zły dobór narzędzi
   2. Brak znajomości posiadanych platform
   3. Niekompetentny zespół wdrażający
   4. Brak szkoleń skoncentrowanych na specyfice organizacji i procesach
   5. Brak matrycy RACI i komunikowania celów
   6. Powierzchowna architektura bezpieczeństwa
   7. Obawa przed zmianą (i chwilową porażką)
   8. Słaby UX nowych aplikacji
   9. Sztywne trzymanie się starych procesów (albo Excela)
3. Rekomendacje dot. transformacji cyfrowej
   1. Rozwiązania chmurowe
   2. Rozwiązania w oparciu o ekosystem
   3. Duży zaufany dostawca ekosystemu
   4. Świadomość psychologii
   5. Wielbiciele dostawcy

Transformacja, czyli?

Definicja i problem

Zacznijmy od definicji.

Transformacja Cyfrowa (inaczej digitalizacja), to proces przekształcania informacji i procesów analogowych na postać cyfrową (np za pomocą aplikacji czy automatycznych powiadomień).

Co to oznacza w praktyce? Oznacza, to, że wszędzie tam, gdzie człowiek wykonuje powtarzalne czynności możemy taką pracę „zdelegować” na komputer albo telefon.

Np: Podejmowanie decyzji nie musi wiązać się z wykonaniem telefonu czy odpisaniem na maila. Wystarczy, że w aplikacji, gdzie widzimy wszystkie istotne informacje wciśniemy przycisk „Akceptuję”. Proste, prawda?

Niestety. Gdyby tak było, to funkcjonowałoby to wszędzie od dawna (popularyzacja transformacji cyfrowej sięga lat 90tych). A jednak:

• 62% producentów nadal korzysta z długopisu i papieru, aby śledzić niektóre kluczowe procesy produkcyjne ¹
• Zaledwie 13% organizacji zajmujących się produkcją posiada pełny przegląd działań na wszystkich poziomach łańcucha dostaw ²
• Ponad 45% pracowników sklepu nie ma możliwości szybkiego dostępu do danych klienta ³
• Przeszkody regulacyjne mogą kosztować nawet 4 mld USD rocznie, ponieważ wiele procesów służących ich rozwiązaniu jest nadal wykonywanych ręcznie ⁴
• Producenci odnotowują średnio 17-20% wzrost ogólnej wydajności w zcyfryzowanych fabrykach ⁵.

1. Źródło: 2017 Manufacturing Vision Study
2. Źródło: Global Manufacturing Outlook
3. Źródło: Tulip Store Associate Survey
4. Źródło: Global FinTech Report 2017 – Redrawing the lines: FinTech’s growing influence on Financial Services
5. Źródło: Smart Factories: How can manufacturers realize the potential of digital industrial revolution

Reasumując niskiej poziom digitalizacji wiąże się z:

1. Wysokimi kosztami operacyjnymi
2. Długimi czasami prac
3. Zwiększoną liczbą błędów
4. Wyzwaniami wynikającymi z czynnika ludzkiego

Jakie procesy nadają się do digitalizacji?

W zasadzie większość. Trochę przykładów:

• Branża budowlana
  • Monitoring czasu pracy (ludzi, maszyn), przydziału do zespołu projektowego, urlopów, wysokości rezerwy itp.
  • Audytowanie/monitorowanie sprzętu, konstrukcji, systemów fizycznych, obiektów
  • Kontrola dyspozycyjności sprzętu / ludzi
  • Rozliczanie czasu realizacji zadań
  • Procesowanie dokumentów (np. akceptacja)
  • Rejestr wakatów
  • Standaryzacja procesu projektowego I dokumentacji
  • Monitoring wykorzystania budżetów
• Branża produkcyjna
  • Audytowanie/monitorowanie sprzętu, konstrukcji, systemów fizycznych, obiektów
  • Kontrola dyspozycyjności sprzętu / ludzi
  • Nadzór nad terminowością badań, raportowanie wykorzystania produktów, ankietowanie odbiorców
  • Rozliczanie czasu realizacji zadań
  • Karty obiegowe
  • Procesowanie dokumentów (np. akceptacja)
  • Standaryzacja procesu projektowego I dokumentacji
  • Monitoring wykorzystania budżetów
• Branża FMCG
  • Audytowanie/monitorowanie sprzętu, konstrukcji, systemów fizycznych, obiektów
  • Procesowanie dokumentów (np. akceptacja)
  • Standaryzacja procesu projektowego I dokumentacji
• Branża Zdrowotna
  • Nadzór nad terminowością badań, raportowanie wykorzystania produktów, ankietowanie odbiorców
  • Procesowanie dokumentów (np. akceptacja)
  • Standaryzacja procesu projektowego I dokumentacji
  • System ocen pracowniczych
  • System ocen klientów
  • Tworzenie, akceptacja i archiwizacja umów
• Branża transportowa
  • Zarządzanie zasobami (rezerwowanie rzutników, samochodów)
  • Kontrola dyspozycyjności sprzętu / ludzi
  • Procesowanie dokumentów (np. akceptacja)
  • Rejestr wakatów
  • Standaryzacja procesu projektowego I dokumentacji
  • Tworzenie, akceptacja i archiwizacja umów
• Branża NGO
  • Planowanie postów na Social Media
  • Wnioski o delegację
  • Rozliczanie delegacji i wydatków
  • Procesowanie dokumentów (np. akceptacja)
  • Standaryzacja procesu projektowego I dokumentacji
  • Automatyczny system procesu rekrutacji
  • Tworzenie, akceptacja i archiwizacja umów
  • Planowanie inwestycji, zapotrzebowania
• Branża Public
  • Obsługach wniosków przydzielania zasobów
  • Procesowanie dokumentów (np. akceptacja)
  • Standaryzacja procesu projektowego I dokumentacji
  • Tworzenie, akceptacja i archiwizacja umów
  • Planowanie inwestycji, zapotrzebowania
• Inne
  • Zarządzanie audytami visual merchandisingiem
  • Planowanie i obsługa wydarzeń i eventów
  • Tworzenie, akceptacja i archiwizacja umów

To oczywiście nie jest skończona lista, ale wystarczy, aby zrozumieć o co chodzi.

Najczęstsze błędy

Każda zmiana wiąże się z zagrożeniem niepowodzenia. Obserwuję rynek IT od 2012 roku i prowadzę dwa biznesy IT od 2020. To pozwoliło mi zaobserwować i formułować tezy dotyczące tego co powoduje, że projekt transformacji zakończy się sukcesem jak i tego co spowoduje, że zakończy się porażką. W Developico mamy okazję regularnie weryfikować ich słuszność.

Od 2020 Developico obsłużyła 86 klientów (m.in. Microsoft, Millenium, Budimex, Arcelormittal, Impel, Nationale-Nederlanden, Hochland) i wdrożyła z powodzeniem łącznie 213 projektów (stan na 22.05.2022).
WSZYSCY, jak dotąd, chwalą sobie z nami współpracę.

Do jakich wniosków doszliśmy? Czego należy unikać przy transformacji cyfrowej?

W dalszej części rozwinę każdy z następujących obszarów:

• Zły dobór narzędzi
• Braku znajomości posiadanych platform
• Niekompetentnego zespołu wdrożeniowego
• Braku szkoleń skoncentrowanych na specyfice organizacji i procesach
• Braku matrycy RACI i komunikowania celów
• Powierzchownej architektury bezpieczeństwa
• Obawy przed zmianą (i chwilową porażką)
• Słaby UX nowych aplikacji
• Sztywnego trzymania się starych procesów

Zły dobór narzędzi

Im większa organizacja tym coraz więcej jej potrzeb da się zrealizować za pomocą różnej klasy produktom typu Platform as a Service (PaaS) i Software as a Service (SaaS).

Oczywiście w każdej branży i w każdym sektorze zestaw produktów PaaS i SaaS będzie inny, ale z pewnością poniższe klasy powinny choć przez chwilę przejść przez głowę każdemu CIO czy CTO:

• Communication platform
• Intranet
• BPM (Business Process Management)
• DMS (Document Management System)
• BI (Business Intelligence)
• Business Applications Platform
• DSS (Decision Support Systems)
• SCM (Supply Chain Management)
• CRM (Customer Relationship Management)
• ERP (Enterprise Resource Planning)
• HRM (Human Resource Management)
• Robotic Processes Automation
• i wiele wiele innych

Wyzwaniem dla CTO i CIO jest wybrać taki produkt (lub produkty) należący do wymienionego wyżej zbioru, aby jak najwięcej potrzeb organizacji pokryć, a jednocześnie nie przepłacić na licencjach oraz zapewnić jak najprostszą integrację i rozwój w miarę potrzeb organizacji.

Brak znajomości posiadanych platform

Mówi się: „Nie wymyślaj koła na nowo”. A jednak niezwykle często spotykam się u klientów z sytuacją typu:

Do komunikacji pracownicy korzystają z Microsoft Teams, ale wirtualne konferencje prowadzone są na Zoom.

Albo inny przykład: informacje projektowe trzymane są na stronie SharePoint Online, natomiast pliki przechowywane są na Google Drive.

W obu przypadkach dałoby radę wykorzystać tylko jedną z platform do zaadresowania obu potrzeb (odpowiednio Microsoft Teams oraz SharePoint Online).

Jeśli dowiaduję się, że klient korzysta w swojej firmie z Microsoft 365, to praktycznie w 100% przypadków nie jest on świadomy za co płaci i w związku z tym nie korzysta z usług i funkcji dostępnych Out-of-the-box.

Niekompetentny zespół wdrażający

Nawet duża firma wdrożeniowa potrafi „odwalić partaninę”. Niestety w ~20-30% naszych projektach wchodzimy do klientów po tym jak klient „przejechał się” na innym partnerze – nie był zadowolony z jego pracy. Czasem dotyczyło to strony technicznej, a czasem merytorycznej. I tutaj należy zaznaczyć: nie chodzi o to, że firma nie umie dokonać podstawowych czynności typu „migracja poczty do Microsoft 365”. Chodzi o to, że niektóre firmy ograniczają się właśnie tylko do podstawowych czynności (jak właśnie migracja). Natomiast profesjonalna transformacja zakłada m.in. czynności takie jak:

• Wywiad, analiza środowiska i procesów
• Migracja i strukturyzacja danych
• Migracja aplikacji (wraz z fazami pilotażu i przełączenia)
• Uproszczenie procesów biznesowych
• Automatyzacja czynności manualnych
• Wdrożenie narzędzi
• Szkolenie użytkowników
• Wsparcie użytkowników po wdrożeniu i szkoleniach

Brak szkoleń skoncentrowanych na specyfice organizacji i procesach

Ogromna większość firm szkoleniowych skupia się na szkoleniu narzędziowym. Czasami niestety przyjmuje to formę nudnych wykładów, gdzie celem trenera jest po prostu „przerobić materiał”.

• „Google Drive używamy o tak”
• „Teraz zrobimy nową notatkę w Google Notes”
• „Teraz pokażemy wszystkie funkcje Microsoft Plannera”

Tymczasem co daje lepsze efekty, to przede wszystkim skupienie się na pracy użytkowników końcowych:

• „Zarządzanie zadaniami dla prawników w nowych narzędziach będzie robione następująco”
• „Komunikację wewnątrz organizacji prowadzimy w Microsoft Teams, natomiast z klientami poprzez Microsoft Outlook”
• „Ostatnio mówiliśmy, że potrzebujecie delegować zadania, pokażę Wam jak to zrobić prościej za pomocą nowego narzędzia”

Brak matrycy RACI i komunikowania celów

Zarządzanie zmianą wymaga ciągłego komunikowania do wszystkich interesariuszy.

Decydenci muszę znać plan prac i ich status. Użytkownicy muszą rozumieć cel zmian oraz czego należy się spodziewać. Aby nie pogubić się w komunikowaniu różnym interesariuszom warto zastosować macierz RACI

Przykładowa macierz RACI może wyglądać następująco:

Powierzchowna architektura bezpieczeństwa

Trudno mówić o transformacji cyfrowej mikro i małych przedsiębiorstw. One najczęściej są tak zwinne i tak nowoczesne, że transformacja cyfrowa zachodzi u nich prawie każdego dnia. Natomiast w przypadku średnich i dużych jednostek trudno o mały wolumen danych. Zwykle firmy powyżej pewnej wielkości mają mnóstwo danych rozsianych po całej organizacji:

• Papierowe dokumenty z danymi (np faktury)
• Excel trzymane na lokalnym dysku komputera pracowników
• Zduplikowane dane w różnych narzędziach do których dostęp różne osoby
• Niezabezpieczone porty czy dostęp do zasobów organizacji bez należytego uwierzytelnienia i autoryzacji
• Procesy w głowach kluczowych pracowników

Wdrażanie transformacji cyfrowej powinno ostatecznie adresować wszystkie powyższe aspekty pod kątem kontroli dostępu i bezpieczeństwa. Sytuację tym bardziej komplikuje wybór takiej platformy poświadczeń, która pozwoli na zarządzanie dostępem do wszystkich wykorzystywanych narzędzi i systemów. Na szczęście w dzisiejszych czasach mamy coraz szerszy wybór usług poświadczeń jak i standardów (jak OAuth2) które umożliwiają integrację na wypadek jego braku „z pudełka”.

Ogólnie temat bezpieczeństwa organizacji to zupełnie osobny bardzo rozległy rozdział.

Jednym z ogromnych przecież tematów jest sama świadomość bezpieczeństwa i uświadamiania ludzi o zagrożeniach (w myśl powiedzenia: najsłabszym elementem bezpieczeństwa IT jest człowiek). Bardzo polecam artykuł mojego kolegi, Artura Rybarczyka, na ten temat: How are those bad guys and girls getting your passwords.

Obawa przed zmianą (i chwilową porażką)

Zmiana to niejednokrotnie proces, którego składowe nie zawsze dają dodatnie rezultaty. Bo nawet jeśli wykonywało się podobne migracje 100 razy, to u 101. klienta może się okazać, że akurat jakaś rzecz jest inna i powoduje problemy. Mogą to być np:

• Zablokowane pliki,
• Niezwykle skomplikowana warstwa uprawnień,
• Oporny mid-level management,
• rozmyta odpowiedzialność,
• Niedostępność kluczowych osób mających wiedzę o procesie
• itd.

I z tego powodu czasem część prac kończy się fiaskiem.

I TO JEST OK.

Tzn. nie jest ok, ale nie ma potrzeby denerwować się czy bać o powodzenie całego projektu. Zwyczajnie trzeba zakasać rękawy, zrozumieć przyczynę błędu i naprawić ją w kolejnej iteracji (tak, transformacja cyfrowa to nie zawsze jest proces wodospadowy).

Słaby UX nowych aplikacji

Czy słaby User Experience oraz Interfejs Użytkownika mogą mieć jakiekolwiek przełożenie na transformację? OCZYWIŚCIE! McKinsey opublikował raport w 2018 sprawdzający relację między MDI (McKinsey Design Index) a wynikami finansowymi. Okazuje się, że wysoki współczynnik MDI (czyli dobry UX) potrafi przełożyć się nawet na 20% wzrost zysków lub oszczędności.

I właściwie jak się zastanowić, to faktycznie ma to sens. Intuicyjność interfejsu, to nic innego jak odwoływanie się do znanych użytkownikom schematów. A jeśli człowiek coś zna (czyli uważa coś za intuicyjne), to łatwiej i szybciej zmienia swoje nawyki. Chętniej także uczy się nowego narzędzia czując się bezpiecznie w nowym środowisku (a jeśli uważasz, że bezpieczeństwo nie ma tu nic do rzeczy, to wpisz sobie w google „bad UX that made me think I’m stupid”). Zresztą, wątek User Experience jak i przytoczonego raportu wróci jeszcze w dalszej części tego artykułu.

Sztywne trzymanie się starych procesów (albo Excela)

W 2017 pracując jeszcze jako konsultant w jednej ze szwedzkich firm na co dzień do komunikacji używaliśmy Slacka. Jako że byłem odpowiedzialny za narzędzia Microsoft, wiedziałem, że mieliśmy też Microsoft Teams. Zapytałem kolegi, dlaczego używamy Slacka w darmowej wersji, skoro mamy Teamsy?

„Bo programiści nie chcą używać Microsoft Teams”

„Aha…a management?”

„Oni używają Microsoft Teams”

„No to nie można jakoś tego wymusić? Np Zablokować Slacka lub Microsoft Teams i używać tylko jednego? Może z administratorami porozmawiać?”

„O, administratorzy to też ciekawa historia – oni uwielbiają Open sourcowego Rocket.Chat”

„😧”

Powyższy przykład pokazuje co może pójść nie tak jeśli wyższy management nie posiada odpowiedniej kontroli ani posłuchu w organizacji.

Trzeba do transformacji cyfrowej podchodzić z otwartą głową i pewnością, że pewne rzeczy ulegną zmianie i należy tym zmianom się poddać i zaufać, a nie z nimi walczyć. Wiem, że łatwiej jest powiedzieć niż zrobić. W wielu firmach istnieją osoby, które zwyczajnie nie akceptują jakichkolwiek zmian. Wtedy strategia małych kroków (szkolenia, atomowe usprawnienia) rozciągniętych w czasie daje lepsze rezultaty. Kropla drąży skałę. Natomiast nie ma magicznej receptury, która rozwiąże ten problem w inny sposób. Nie można rozwijać firm (nawet sektora publicznego) bez realizowania zmian i usprawniania.

Rekomendacje dot. transformacji cyfrowej

Wiemy już co powoduje, że transformacja cyfrowa może nie przynieść oczekiwanych efektów.

Dla przypomnienia unikaj:

• Złego doboru narzędzi
• Braku znajomości posiadanych platform
• Niekompetentnego zespołu wdrożeniowego
• Braku szkoleń skoncentrowanych na specyfice organizacji i procesach
• Braku matrycy RACI i komunikowania celów
• Powierzchownej architektury bezpieczeństwa
• Obawy przed zmianą (i chwilową porażką)
• Słaby UX nowych aplikacji
• Sztywnego trzymania się starych procesów

Następną kwestią jaką chciałbym się zająć jest jakie elementy zwiększają szansę powodzenia transformacji cyfrowej organizacji. Oczywistą odpowiedzią będzie…przeciwieństwo tego czego należy unikać 😉

Ale gdybym miał dać jakieś ogólne wytyczne, to byłyby to:

• Chmura
• Ekosystem
• Duży dostawca
• Ludzie
• Wielbiciele dostawcy

Rozwińmy powyższe punkty.

Rozwiązania chmurowe

Kiedyś transformacją cyfrową był komputer. Potem był to komputer połączony do Internetu. Potem był to komputer podłączony do Internetu i właściwą aplikacją.

A dzisiaj?

A dzisiaj będzie to nadal komputer podłączony do Internetu i właściwą aplikacją, ale ta aplikacja to nie będzie ta sama co jeszcze rok temu.

Świat się zmienia. Przepisy się zmieniają. Zagrożenia się zmieniają. Hakerzy się uczą.

Aby pozostać bezpiecznym należy zatrudnić osobę, która będzie aktualizować zabezpieczenia sieci, dbała o uprawnienia do plików oraz aplikacji, aktualizowała system (środowisko uruchomieniowe) oraz aplikacje w organizacji, a także odpowiadała za fizyczny dostęp do dysków z danymi. Szczerze mówiąc brzmi to bardziej jak zadanie dla całego zespołu. Myślę, że nie przesadzę, jeśli stwierdzę, że zdecydowana większość firm nie stać na taki zespół.

Dlatego właśnie opłaca się korzystać z „chmury”. Bo „chmura” to nie jest magiczne miejsce w Laponii chronione przez ninja-kota na ziejącym ogniem jednorożcu.

Niestety. To fizyczne dyski u bezpiecznym miejscu zarządzanym przez ogromne zespoły dedykowane tylko za bezpieczeństwo tych danych. Przy okazji chmura, to także możliwość korzystania z rozwiązania (np. aplikacji e-mail), które stale jest usprawniane – nie tylko pod kątem funkcjonalności, ale także bezpieczeństwa.

Korzystanie z „chmury”, to jest delegowanie odpowiedzialności za rozwój i bezpieczeństwo rozwiązań do firmy zewnętrznej.

Oczywiście temat „chmury”, to temat, na którym można by napisać oddzielny artykuł (nie wspominając o tematyce konfiguracji hybrydowych łączących rozwiązania on-premise z rozwiązaniami chmurowymi). Dlatego też, temat „chmury” zakończę w tym miejscu, a dla głodnych wiedzy zostawiam linki do ciekawych artykułów:

Integral Networks – to cloud or not to cloud

Forbes – Why to migrate to the cloud: the basics benefits and real life examples

Carnegie Mellon University – 12 Risks, Threats, & Vulnerabilities in Moving to the Cloud

Rozwiązania w oparciu o ekosystem

Cała siła rozwiązań transformacji cyfrowej nie polega na poleganiu na jednej „platformie-gigancie”. Widać to po platformach takich jak Dynamics, SAP czy Oracle ERP, które stale dywersyfikują swój focus na coraz bardziej wyspecjalizowane lub wektorowe pod-produkty. Albo tak dobrze nam znany SharePoint (założyciele Developico byli programistami i architektami SharePointa od wersji 2003) – czy ktoś jeszcze pamięta, że w wersji 2013 planowano z niego zrobić coś na wzór CMSa, DMSa i narzędzie komunikacyjne w jednym? Wszyscy wiemy jak to się skończyło. Dzisiaj SharePoint Online to jedno, Teams to drugie, Yammer to trzecie, a OneDrive to czwarte.

No właśnie. Gdy o tej mnogości obszarów mówimy, to właściwie w każdej z nich jest mnóstwo różnych alternatyw.

Taki prosty przekrój kołowy zrobiony „na szybko” (nie pytajcie, ile zajęło mi sporządzenie i narysowanie tego zestawienia. Za długo!)

Kiedy mówimy o małej firmie, gdzie liczy się działanie tu i teraz, to właściwie możemy dowolnie wybierać.

Ale kiedy organizacja rośnie, to pojawiają się nowe wyzwania.

Te wyzwania to:

• licencje: za każde narzędzie należy płacić licencje w pewnym momencie. To generuje koszty (OPEX)
• regulacje: dla korporacji zgoda na warunki korzystania, to nie jest jedno kliknięcie „Accept all”. To ZAWSZE bardzo szczegółowa analiza zapisów przez CAŁY ZESPÓŁ prawników. To samo dotyczy spółek skarbu państwa lub sektorów typu sektor finansowy.
• zarządzanie i bezpieczeństwo: kiedy w organizacji masz ponad 50 osób korzystających z aplikacji musisz móc skontrolować co kto robi i do czego ma uprawnienia. Nawet nie po to by „podglądać” ale by np zabrać dostęp pracownikowi, który odszedł z pracy. Innym przykładem może być próba nadużycia dostępów pracownika (i doprowadzenia do tajnych informacji)
• rozwój platformy: czy platforma, którą używasz rozwija się? Czy stać ją na to by nadganiać zmianę przepisów prawnych (np jak to miało miejsce przy wejściu w życie przepisów GDPR). Czy efektywnie wdraża usprawnienia odpowiadające na zapotrzebowania rynkowe (szczególnie istotne przy procesach marketingowych czy e-commerce)
• własne usprawnienia: czy platforma pozwala na samodzielny rozwój? Jak trudne to jest? Z jak popularnych języków i frameworków korzysta się przy budowaniu własnych „nakładek” i czy będą na rynku osoby chcące zajmować się tą technologią (hermetyczny żart: Jest taka legenda, która mówi, że programiści COBOLa zostaną wskrzeszeni w 9999 roku by naprawić błąd z datą pięciocyfrową)? Czy platforma zapewnia odpowiednie mechanizmu aktualizowania by rozwój platformy (wspomniany wyżej) nie kolidował z własnymi usprawnieniami?

To wszystko istotne kwestie, na które każdy architekt musi sobie odpowiedzieć. Chociaż nie tylko architekci stają przed takim wyzwaniem. Również każdy początkujący przedsiębiorca chętnie zaoszczędzi na zakupie licencji. Jak więc rozwiązać tego rodzaju dylematy? Najlepszą opcją byłoby pogrupowanie platform w jak największe zbiory należące do jednego dostawcy i ubieganie się o zniżki bądź korzystanie z licencji zbiorowych. To podejście jest dobrze znane osobom korzystającym z Groupona.

Przykładem takiego zbioru może być np. Microsoft i jego Microsoft 365. Dzięki temu płacąc za jedną licencję można mieć dostęp do wielu platform. Na przykładzie przekroju kołowego przedstawionego powyżej, dowolna licencja Microsoft 365 (stan na 18.06.2022) pozwala na dostęp do platform w obszarach:

• No-code Applications (Power Apps)
• Business Intelligence (Microsoft Power BI w wersji Desktop)
• Simple lists (Microsoft Lists)
• Chatbots (Power Virtual Agents w wersji for Microsoft Teams)
• Business Process Automation (Power Automate)
• Robotic Process Automation (Power Automate Desktop w wersji Desktop dla systemu Windows)
• Tasks, Checklists (Planner)

Myślę, że pakiet naprawdę solidny, jeśli dodamy, że najtańsza biznesowa licencja zaczyna się od $6 USD per user (stan na 18.06.2022 dla Microsoft 365 Business Basic). Jedynym obszarem, który nie otrzymujemy w ramach licencji i ekosystemu Microsoft, jest Figma. Ta natomiast posiada model freemium czyli bez jakichkolwiek opłat możesz posiadać do 3 projektów i 3 tablic (stan na 18.06.2022). Dodatkowo Microsoft Power Apps natywnie wspiera integrację między Figmą a Power Apps, czyli możesz kilkoma kliknięciami przenieść prototyp z Figmy do Power Apps.

Przy powyższym zestawieniu zarysowany diagram kołowy mógłby ograniczyć się do właściwie dwóch dostawców: Microsoft i Figma. To bardzo upraszcza wszystkie wymienione wcześniej wyzwania.

Na koniec warto dodać, że obok Microsoft 365 są jeszcze takie zestawy jak Microsoft Entra (uwierzytelnianie i autoryzacja), Microsoft Sentinel (bezpieczeństwo i analiza ruchu) czy Azure Synapse (integracja, przechowywanie danych i analiza).

Duży zaufany dostawca ekosystemu

Ale czemu właściwie Microsoft, a nie którykolwiek z mniejszych graczy jak np. Betty Block, Webcon czy Stackby?

Widzę tutaj osobiście 3 powody.

1. Silna pozycja rynkowa
   Microsoft od lat jest notowany wśród liderów wielu obszarów jak np Low-Code Development Platforms (po lewej: Forrester „Low-Code Development Platforms for Professional Developers, Q2 2021”). I sukcesywnie przesuwa się w kierunku prawego-górnego rogu, czyli pozostania liderek pod kątem oferty i strategii. To pozwala wierzyć, że za 5 lat, za 10, a nawet za 15, firma wciąż będzie istnieć i odpowiadać na potrzeby rynku.
2. Udział w rynku
   Wg Statista system Windows posiada 74% użytkowników komputerów na świecie. Dodatkowo na WebTribunal można przeczytać, że 85% firm Fortune 100 korzysta z Microsoft Azure, a 70% firm Fortune 500 korzysta z Microsoft 365. Taka penetracja daje wręcz gwarancję, że firma będzie dbać o to co stanowi jej podstawę wiarygodności: bezpieczeństwo.
3. Niski próg wejścia
   Wielu krajach w szkolnictwie dominuje Microsoft Teams. W wielu firmach korzysta się z Microsoft 365. Jest więc duża szansa, że znasz te produkty i potrafisz się nimi posługiwać. A wraz z Tobą Twoi współpracownicy jak i konsultanci. To ponownie jest tylko na plus.
   

Świadomość psychologii

Pamiętam historię jednego klienta, u którego prowadziłem wdrożenie. Klient z branży budowlanej. Proces dotyczył obiegu wniosków kosztowych. Wyglądało to mniej więcej tak:

1. W firmie pojawiała się potrzeba np na zakup drukarki
2. Wniosek w formie papierowej był kierowany do kierownika biura lub oddziału
3. Jeśli kierownik pozytywnie rozpatrzył wniosek i podstemplował, to następnie w formie cyfrowej (skan wysyłany e-mailem) wniosek trafiał do sekretariatu dyrektora.
4. W sekretariacie dokument drukowano i jeśli kwota była mniejsza niż X (np $50 000 USD), to wydrukowany wniosek trafiał do rąk księgowości. Jeśli jednak kwota była większa niż X, to wydrukowany wniosek trafiał do rąk dyrektora, który dodatkowo musiał rozpatrzyć wniosek.
5. Jeśli dyrektor pozytywnie rozpatrzył wniosek i podstemplował, to dokument zostawał zabierany przez sekretariat i trafiał do księgowości

Proces prosty i bardzo popularny. Także jego cyfryzacja nie należała do najbardziej wyszukanych. Prosty system bazujący na aplikacji No-Code, gdzie każdy mógł złożyć wniosek, system od razu wiedział do kogo wniosek miał trafić na każdym etapie węzła decyzyjnego. Bez niepotrzebnego drukowania, bez żadnych stempli, bez przenoszenia papierów decyzja trafiała natychmiast do komputera księgowości.

System wykonany w kilka dni (tak, tak szybko buduje się rozwiązania No-Code), zaczyna pilotaż. Pewnego razu przychodzi Główna Księgowa i mówi:

• Panie Michale, system cudowny. A czy dałoby, żeby ten wniosek po zaakceptowaniu nie pojawiał się tylko w systemie, ale dodatkowo przychodził na skrzynkę e-mail w formie załącznika PDF?

Prośba niespecjalnie wyszukana, da się to zrobić relatywnie szybko, ale doświadczenie kazało mi zastosować metodę 5xWhy. Dalszy dialog wyglądał następująco:

• [Ja] Naturalnie. A z ciekawości – po co taki wydruk? Do czego go Pani potrzebuje? Wszystkie dane są w systemie. Jeśli potrzebny raport czy zestawienie, to mogę…
• [Główna Księgowa] Oh, bo wie pan. Ja chciałabym móc taki wniosek wydrukować i zanieść jeszcze chociaż dyrektorowi do podstemplowania.
• Hm. Rozumiem. Czyli informacja w systemie nie jest wystarczająca? Musi być fizyczna kopia?
• Tak, bardzo by się przydało.
• A czy taki wniosek w formie podstemplowanej trafia do zewnętrznego podmiotu (np urzędu skarbowego)?
• Nie…
• Czyli on zostaje tylko i wyłącznie u Was na wewnętrzny użytek?
• Tak…
• Rozumiem. To co się potem dzieje z takim dokumentem? Jest on komuś przekazywany wewnętrznie?
• Nie, trafia do naszego segregatora z wnioskami.
• Rozumiem

</kurtyna>

Transformacja cyfrowa, to przede wszystkim transformacja ludzi. (credits to you nExoR !)

Nie wystarczy dokonać analizy biznesowej, zaprojektować architekturę, zbudować, wdrożyć i przeszkolić. Trzeba pracować z ludźmi. Być z nimi. Tłumaczyć im. Zbierać ich feedback. Ale nie mechanicznie przez ankiety. Trzeba wejść z nimi w relacje by poznać prawdziwe przyczyny.

Na pewno każdy zna poniższy obrazek humorystyczny przedstawiający jak często ludzie nie rozumieją własnych potrzeb i jakim wyzwaniem jest komunikacja. A chcemy ten problem rozwiązać poprzez ankiety?

W 2018 r. McKinsey opublikował raport, w którym prześledził praktyki User Experience (UX) 300 spółek giełdowych w okresie 5 lat w latach 2012-2017 w różnych krajach i branżach. Wywiady ze starszymi liderami biznesu i projektowania, zebrały ponad dwa miliony danych finansowych i zarejestrowały ponad 100 000 działań projektowych.

Wnioski były następujące:

1. Istniała silna korelacja między wysokimi wynikami MDI (McKinsey Design Index) a doskonałymi wynikami biznesowymi
2. Wyniki okazały się prawdziwe we wszystkich badanych branżach, którymi zajmował się McKinsey.
3. Całościowy zwrot dla akcjonariuszy i różnice w przychodach między czwartym, trzecim i drugim kwartylem były marginalne.

Można z tego wyciągnąć wniosek, że im lepszy UX, tym większe zwroty dla akcjonariuszy i zyski.

Dlaczego tak się dzieje?

Można to wytłumaczyć psychologią.

Cechami dobrego UX są prostota, ułożenie i intuicyjność.

Wyobraź sobie, że patrzysz na zupełnie nową aplikację. Albo ekran nowego prototypu systemu smartphone. Jeśli opisałbyś je jako proste, ułożone i intuicyjne, to chętniej zacząłbyś korzystać z tego narzędzia. Może nawet stałbyś się jego gorącym zwolennikiem! Nie traciłbyś czasu na te stare systemu w których kazano Ci pracować przez lata. Wreszcie możesz przestać się frustrować na głupotę starych rozwiązań, bo w Twoje ręce wpadło coś naprawdę ułatwiające Twoją pracę, Twoje życie. Praca stanie się o wiele przyjemniejsza!

Jaki to ma związek z psychologią?

• Proste oznacza „rozumiem to, nie przekracza moich kompetencji”, czyli zwiększa Twoje poczucie pewności
• Uporządkowane oznacza mniej chaotyczne. Czyli wiesz czego się spodziewać po narzędziu. Czujesz, że mamy nad tym kontrolę. To obniża Twoją frustrację
• Intuicyjny oznacza posługujące się schematami, które kiedyś już gdzieś widziałeś. Co dodatkowo zwiększa Twoje poczucie komfortu.

A zresztą, wyobraź sobie jaką ulgę i z jaką ochotą zmieniłbyś narzędzie z A na B. Potem wyobraź sobie czy zrobiłbyś to, gdyby zmiana była odwrotna?

To jest właśnie m.in. transformacja cyfrowa. To nie tylko usprawnienie procesów.

Transformacja cyfrowa, to zrozumienie ludzi i ich środowiska pracy.

Wielbiciele dostawcy

Apple posiada stanowisko tzw. „Geniuszy” (ang. „Geniuses”). Geniusze posiadają dogłębne zrozumienie urządzeń od Apple oraz posiadają umiejętności sprzedażowe oferując klientom nie tylko wnikliwe porady, ale i przyjazną, praktyczną pomoc techniczną. Diagnozują problemy z produktami na miejscu, wyjaśniają sytuacje z cierpliwością i współczuciem. Są tak popularni i cenieni, że choć z początku każdy mógł do nich podejść, to teraz trzeba specjalnie umawiać się na wizyty. Best Buy, amerykański sklep z elektroniką, posiada swój odpowiednik geniuszy zwany Geek Squad.

Co powoduje, że posiadanie takich wielbicieli jest korzystne? Bo nikt tak naturalnie, z niewymuszoną ciekawością nie wnika w głąb każdego produktu i każdej usługi dostawcy. Nikt równie bez wysiłku nie śledzi najnowszych zmian jak fani. W świecie IT, gdzie zmiany odbywają się w niezwykle intensywnym tempie, trzymanie ręki na pulsie połączone z dogłębnym rozumieniem technologii wymaga niewymuszonej ciekawości i wnikliwości. Taką posiadają wyłącznie wielbiciele.

Zatrudnienie takich wielbicieli nie jest łatwe, bo każda firma (w teorii) może pochwalić się certyfikatami, sukcesami i wyróżnieniami. Ale dopiero po współpracy można poznać z kim ma się do czynienia.

Podsumowanie

Dlatego zapraszam do współpracy do Developico. Warto przekonać się jak pracują prawdziwi fani swojej pracy. Nie jest to przypadek a efekt kultury naszej organizacji. Uważamy, że każdy ma prawo i powinien wykonywać praca, którą kocha. Dzięki temu jest lepszy we wszystkim co robi każdego dnia, bo każdy dzień jest przyjemny. Uwielbiamy także narzędzia naszych dostawców czym dzielimy się w naszym podcaście jak i kanale YouTube tworzonym przez naszych założycieli, na które serdecznie zapraszamy!

Jeśli spodobał Ci się ten artykuł, to zostaw proszę komentarz pod artykułem i udostępnij go w Internecie.

Dzięki!