Wprowadzenia
Nasz klient jest jedną z największych organizacji dobroczynnych w Polsce. Obecnie w swojej działalności wspomagająca setki tysięcy potrzebujących w całym kraju i poza jego granicami.
Wyzwania
Jedną z wielu projektów prowadzonych obecnie przez Klienta jest ogólnopolski projekt wspierający młodzież, którego celem jest podniesienie poziomu kompetencji społecznych tysiąca młodych ludzi, a w rezultacie zwiększenie ich szans na rynku pracy. Klient, w celu cyfryzacji całego procesu i uzyskaniu większych możliwości zdecydowało się na stworzenie odpowiednich narzędzi do:
- Zarządzania rozproszonymi zespołami w wielu lokalizacjach kraju.
- Procesu rekrutacji uczestników.
- Podnoszenia kwalifikacji uczestników (także w formie zdalnych webinariów, szkoleń i warsztatów)
- Oceny merytorycznej uczestników.
Pierwsza edycja projektu klienta odbywała się w formie papierowej oraz z wykorzystaniem pakietu Office (Word, Excel, PowerPoint). Formularze zgłoszeniowe, kwestionariusze uczestników oraz akceptacje uczestników były wykonywane w formie papierowej. Następnie dane były przenoszone manualnie przez pracowników i wolontariuszy do skoroszytów Excel, aby mieć możliwości lepszej organizacji pracy i wykonywaniu niezbędnych zestawień i raportów potrzebnych do przedstawienia wyników przeprowadzonego projektu.
W obecnym czasie w bardzo dużym stopniu zostały ograniczone możliwości pracy zespołowej przez okres pandemiczny. Kadra zarządzająca, liderzy zespołów oraz grono osób dbających o rozwój uczestników tworzą dokumentację oceny obszarów umiejętności do rozwoju oraz sprawdzenie postępu poczynionego przez nich. W tym celu wypełniane są kwestionariusze samooceny przez samych uczestników, dokumenacja oceny przez opiekunów czy psychologów.
Proces ten ma na celu zakwalifikowanie osób do rozwoju poszczególnych umiejętności i ich kontrola po przebytych szkoleniach. Dotychczas wszelka dokumentacja wykonywana była w formie papierowej i przenoszona do arkuszy kalkulacyjnych ręcznie.
Projekt zakładał rozproszoną strukturę lokalizacji w obszarze całego kraju. Powoduje to trudności w efektywnym przepływie danych od osób opiekującymi się zespołem (liderzy) z poszczególnych lokalizacji do osób odpowiedzialnych za cały projekt i kontrolowanie jego działania (koordynatorzy lokalny i krajowi).
Koordynacja pracowników z każdej lokalizacji oraz dbanie o proces oceny i rozwoju samych uczestników (około 1000 osób) wymaga bardzo dużej pracy od strony kadry zarządzającej. Każdy z uczestników biorący udział w projekcie posiada swoją kartotekę z dokumentacją (10 kwestionariuszy oraz raporty uczestnictwa w szkoleniach).
Projekt zakładał podniesienie poziomu kompetencji społecznych i zwiększenie ich szans na rynku pracy poprzez szkolenia, warsztaty i wykłady. Uczestnicy zostali podzieleni na grupy z przydzielonymi do nich opiekunami, dzięki takiej strukturze każdy opiekun grupy odpowiadał za rozwój i raportowanie rozwoju każdego z powierzonych mu uczestników i organizację przebiegu szkoleń. Utrudniony kontakt z uczestnikami ze względu na obostrzenia spotkań grupowych zmobilizował, aby przenieść większość szkoleń i warsztatów do formy zdalnej.
Założenia i wymagania projektowe
Architektura rozwiązania
Użyte komponenty
Sharepoint Lists and Library
Zbiór danych o uczestnikach w formie list i biblioteki. Wykorzystano najlepszą możliwość przechowywania danych, które wytępują w formie tabelarycznej w zgodności posiadanych licencji przez Klienta.
Power Apps Canvas App
Przyjazna platforma interakcji pracowników z danymi zapisanymi w formie tabelarycznej zapewniająca transformację danych.
Custom SharePoint List Form
Narzędzie wykorzystane do wprowadzania danych przez uczestników nie posiadających licencji Office365. Interfejs wprowadzania I możliwości przetwarzania danych są rozszerzone dzięki Custom Power Apps Form.
Przepływy Power Automate
Narzędzie wykorzystano do automatyzacji wszystkich procesów, zaczynając od zapisu danych wraz z obszerną walidacją (Microsoft Forms, Custom SharePoint List Form) a kończąc na skomplikowanych przeliczeniach wypełnianych kwestionariuszy oceny przez pracowników.
Użyte technologie
Wpływ na biznes
Wykonanie i wdrożenie projektu na środowisku Klienta zajęto 3 miesiące. W trakcie odbyła się seria spotkań z klientem zapewniając szybkie dostosowania ze względu na dynamiczność projektu.
Wdrożone rozwiązanie zapewniło zautomatyzowane środowisko pracy wraz z przyjaznym interfejsem dla pracowników jak i osób z zewnątrz (Uczestnicy). Wszelkie formularze i główna aplikacja dla użytkowników były na tyle intuicyjne i proste w obsłudze, iż zrezygnowano z szkolen personelu z jej użytkowania. Samo użytkowanie aplikacji i zautomatyzowanych procesów działających w tle (przepływy Power Automate) znacząco wpłynęło na wydajność pracowników w projekcie. Dodatkowo dzięki rozwiązaniu klient miał możliwość wglądu ‘na żywo’ w przebieg rekrutacji i odbywanych szkoleń przez uczestników.
Przejrzyste dane przechowywane na listach i bibliotece SharePoint Online zapewniły szybkie działanie aplikacji i możliwość przygotowania danych wyjściowych do raportów końcowych w sposób zautomatyzowany.
Rozwiązanie zarekomendowane klientowi wykorzystywało obecną strukturę oraz posiadane licencje i nie miało wpływu na podniesienie kosztów. Dzięki możliwość tworzenia kont gościa w środowisku Microsoft zapewniono dostęp dla użytkowników zewnętrznych do niezbędnych narzędzi do wypełniania wszelkich kwestionariuszy i kolaboracji podczas szkoleń w formie aplikacji Teams.
Użytkowanie aplikacji przez klienta zapewniło znaczące podniesienie efektywności pracowników i możliwości działań dotąd nie osiągalnych w poprzedniej technologii (dokumentacja papierowa oraz arkusze kalkulacyjne).
W trakcie projektu i użytkowania wdrożonego rozwiązania klient zgłosił zapotrzebowanie na wiele nowych funkcjonalności, które w wcześniejszym podejściu nie były w ogóle możliwe do wdrożenia.
Zrzuty ekranu
