Firma FIRETECH dzieli się na kilka działów, które wykonują poszczególne usługi z zakresu ochrony i inżynierii przeciwpożarowej.
Początek cyfrowej transformacji objął dział instalacyjny i serwisowy, który jest odpowiedzialny za wykonywanie cyklicznych przeglądów systemów i urządzeń przeciwpożarowych. Instaluje również kompletne systemy ppoż. takie jak Systemy Sygnalizacji Pożaru w wielu obiektach w całej Polsce.
Kolejnym działem, który poddał się tranformacji był dział budowlany. Dział zabezpiecza przeciwpożarowo przepusty instalacyjne, które trzeba ewidencjonować (często kilkaset na jednym budynku!) oraz tworzyć z nich dokumentacje powykonawcze.
Jest to bardzo odpowiedzialna praca, w której błędy są niedopuszczalne – mogą one rzutować na bezpieczeństwo nas wszystkich.
Każde usprawnienie jest więc na wagę złota.
Wyzwania
W momencie rozpoczęcia projektu FIRETECH zatrudniał ponad 50 osób. Firma potrzebowała kolejnych narzędzi (po Google Workspace), które będą pozwalać na dalszy wzrost jakości uslug i zwiększenie produktywności pracowników. Pracownicy byli bardzo przywiązani do papierowych form dokumentów, ale powoli przekonywali się o potrzebie cyfryzacji.
Przekonanie do potrzeby cyfryzacji
MŚP w Polsce często nie czują potrzeby głębszej transformacji pracy. Argumenty dotyczące czasu, kosztów i opłacalności trzeba pokazać czarno na białym i działać stopniowo. Do tej pory wszystko działało w porządku, ale nie zauważono potencjału nowych technologii.
Digitalizacja papierowych dokumentów
Dotychczas serwisanci oraz pracownicy budowlani zapisywali wyniki przeglądów oraz ewidencji na wydrukowanych tabelach, które musiało przygotować biuro. W czasach pandemicznych dodatkowo kłopotliwy okazał się sam proces przekazywania arkuszy papieru. Wiązał się z przymusem przyjazdu do siedziby i bezpośredniego kontaktu.
Nie istniał do tej pory żaden system CRM do zarządzania obsługi klienta i kontroli terminów. Pliki związane z danym obiektem były przechowywane na dysku Google.
Usprawnienie komunikacji biuro-teren
Komunikacja firmowa oparta na Whatsapp generowała dużo wiadomości i załączników niepowiązanych w żaden sposób z pracami na danym obiekcie. W takich warunkach łatwo było o czymś zapomnieć.
ZAŁOŻENIA I WYMAGANIA PROJEKTOWE
Aby zrealizować projekt z sukcesem, Developico musiało wziąć pod uwagę następujące czynniki: koszty i złożoność nowego rozwiązania.
NISKI KOSZT NOWEGO ROZWIĄZANIA
Koszty utrzymania systemu miały nie nadwyrężyć budżetu działu – z podanym budżetem mogliśmy zapomnieć o standardowym procesie tworzenia oprogramowania.
Pracownicy biurowi i serwisanci posiadają licencje Google Workspace, więc warto go wykorzystać.
AppSheet oferuje jasny cennik. Zdecydowaliśmy się na wariant AppSheet Core, który kosztuje 5$ / miesięcznie / zalogowany użytkownik
SKALOWALNOŚĆ I ŁATWOŚĆ MODERNIZACJI
Z racji tego, że klient dopiero przekonuje się do digitalizacji i cyfrowej transformacji kluczowa była łatwość rozwoju, skalowalność i łatwość wytworzenia dodatkowych spersonalizowanych rozwiązań. Nie bez znaczenia był również czas. Z racji ogromu pracy klient nie mógł poświęcić na projekt kilku miesięcy, aby planować, testować i zmieniać.
SATYSFAKCJA UŻYTKOWNIKÓW
Ważnym było utrzymanie wysokich morali wśród pracowników na froncie, którzy będą spędzać jak najwięcej czasu z aplikacją. Ważne jest, aby sami pracownicy stali się fanami No-Code i sami proponowali (lub wzięli sprawę w swoje ręce!) tworzenie nowych aplikacji lub automatyzacji.
Architektura rozwiązania
Klient posiadał już pakiet Google Workspace. Naturalnym było, aby całość danych oprzeć na Arkuszach Google.
Zaproponowałem użycie AppSheet – platformy do szybkiego tworzenia aplikacji, która świetnie współgra z Google Workspace.
AppSheet
Platforma do tworzenia aplikacji, które służą do zbierania danych, ich odtwarzania, raportowania oraz tworzenia automatyzacji.
W ramach tego projektu powstało kilka aplikacji, ale ich liczba cały czas rośnie.
Klient korzysta z modelu pay per user AppSheet Starter. Z możliwością rozbudowy do AppSheet Core.
Arkusze Google
Dane znajdują się w arkuszu Google, który służy za relacyjną bazę danych.
Dzięki zastosowaniu narzędzi pakietu Google Workspace dane klienta są bezpieczne, zawsze dostępne z każdego urządzenia oraz łatwo skalowalne.
W przyszłości wraz ze wzrostem struktur danych możliwe jest przejście na bardziej zaawansowane rozwiązania typu Cloud SQL.
Bezpłatne w pakiecie Google Workspace! Tak jak Excel w O365!
Google Data Studio (wkrótce)
To dopiero początek cyfrowej transformacji.
Dane już teraz są gotowe, aby wdrożyć Business Intelligence w organizacji za pomocą Google Data Studio już wkrótce.
Aplikacja serwisowa
Aplikacja serwisowa agreguje dane z wykonanych przeglądów serwisowych i umożliwia tworzenie nowych.
Szczegółowe studium przypadku możesz przeczytać tutaj.
Wpływ na biznes
Dzięki wdrożeniu aplikacji dział serwisowy zwiększył swoją produktywność.
Jest w stanie w sposób cyfrowy stworzyć:
- Protokoły z przeprowadzonego przeglądu podręcznego sprzętu gaśniczego, badania i przeglądu sieci hydrantowej wewnętrznej, przeglądu zestawu hydroforowego, przeglądu systemu detekcji gazów tlenku węgla i propan-butanu w garażu podziemnym, przeglądu systemu detekcji gazów wybuchowych w kotłowni, przeglądu drzwi przeciwpożarowych, przeglądu technicznego awaryjnego oświetlenia ewakuacyjnego, przeglądu technicznego i testu przeciwpożarowego wyłącznika prądu, przeglądu rocznego systemu sygnalizacji pożaru, przeglądu systemu oddymiania grawitacyjnego, przeglądu technicznego bram przeciwpożarowych, badania akumulatorów
- PROTOKÓŁ SERWISOWY z alarmowego przyjazdu do klienta
Zmniejszył zużycie papierowych dokumentów
- zmniejszył liczbę błędów wynikających z niewyraźnego pisma ręcznego
- zmniejszył liczbę czasu spędzanego na stworzenie protokołu do kilku minut
- zredukował liczbę potrzebnych przyjazdów do biura
- protokoły serwisowe z podpisem klienta automatycznie generują się automatycznie i mogą był łatwo przesłane dale
Zwiększył konkurencyjność firmy na rynku
- klient jest w stanie skopiować i stworzyć spersonalizowaną aplikację do przeglądów dla konkretnego obiektu ; tym samym sam staje się krzewicielem No-Code’u i AppSheet!
Usprawnił komunikację
- serwisanci wypełniając formularz są w stanie przesyłać uwagi do biura w sytuacjach niestandardowych w sposób automatyczny – biuro otrzymuje natychmiast maila ze wszystkimi informacjami
- dane na temat wszystkich systemów i urządzeń na poszczególnych obiektach są dostępne zawsze ; zarówno dane aktualne jak archiwalne
Aplikacja instalacyjna
Aplikacja instalacyjna agreguje dane na temat prac instalacyjnych.
Umożliwia śledzenie stanów magazynowych materiałów oraz prowadzenie dziennika prac.
Wpływ na biznes
Dzięki wdrożeniu aplikacji dział instalacyjny zwiększył swoją produktywność.
Jest w stanie w sposób cyfrowy stworzyć:
- ewidencję zużycia materiałów
- ewidencję czasu pracy działań instalacyjnych
Ustrukturyzował dane dot. prac i zużycia materiałów na poszczególnych obiektach
- łatwiej kontrolować terminy
- łatwiej planować pracę
- łatwiej planować zamówienia
Aplikacja budowlana
Aplikacja budowlana ma za zadanie:
- zbierać wszystkie informacje o inwestycji w jednym miejscu
- zapewniać wygodną obsługę dla pracowników na budowie
- przesyłać automatyczne raporty do biura o aktualnej pracy w terenie
- przetwarzać zbierane dane i eksportować je do dalszej obróbki w specjalistycznych programach typu CAD
Wpływ na biznes
Dzięki wdrożeniu aplikacji dział budowlany zwiększył swoją produktywność.
Jest w stanie w sposób cyfrowy stworzyć:
- zestawienie wykonanych zabezpieczeń ppoż. razem ze zdjęciami i wymaganymi informacjami
- zestawienie czasu pracy
Ustrukturyzował dane dot. wydajności i godzin prac na poszczególnych obiektach
- Automatyczna synchronizacja danych znacząco poprawia komunikację między pracownikami.
- Cyfrowa forma niweluje koszty wydruków i dodatkowych wyjazdów do biura.
- Cyfrowa forma danych znacząco usprawnia proces przygotowania dokumentacji, ale także procesów pobocznych: śledzenia postępów pracy, niwelowania występowania błędów, etc.
- Zarząd firmy może łatwo podpiąć dane z aplikacji pod swój raport BI, ale również ten wbudowany w aplikację jest w zupełności wystarczający
Aplikacja zbiorcza + kolejne projekty
Sukces aplikacji zaprezentowanych powyżej zmotywował pracowników do szukania nowych sposobów wykorzystania aplikacji.
Aby jeszcze łatwiej zarządzać ekosystemem aplikacji w organizacji stworzyliśmy HUB wszystkich projektów.
Każdy łatwo może odnaleźć się w stworzonych aplikacjach. Do aplikacji dołączone są szkolenia w formie pisanej oraz wideo.
Co dalej?
Klient wciąż rozwija obecne aplikacje
- udostępnia dane swoim klientom
- integruje z kolejnymi usługami Google
- kupuje nowe urządzenia dla swoich pracowników
Klient eksperymentuje z dalszym wykorzystaniem AppSheet
- ewidencja sprzętu IT
- CRM
- Ewidencja kadr (terminy umów, badań, szkoleń, przepustek, urlopów)
- Ewidencja floty samochodowej (przeglądy, ubezpieczenia, stłuczki, awarie, kilometrówki)
- Kalkulator ofert dla klientów
- Kalkulatory wewnętrzne (np. zużycie materiału, etc.)
- Obieg dokumentów papierowych (skan > Excel > zatwierdzenie) [np. faktury kosztowe]
Opinia klienta
Wprowadzone aplikacje pozwoliły na przyspieszenie realizacji zleceń dla klientów poprzez usprawnienie obiegu dokumentów.
Wykonane przez technika zapisy są niezwłocznie u pracownika biurowego, który tworzy końcowy raport dla klienta. Pozwoliło to na zwiększenie wydajności całego działu oraz zwiększenie możliwości przerobowych, co zwiększyło ilość obsługiwanych klientów i bezpośrednio rzutuje na zwiększenie zysków.
Cieszę się, że dałem się namówić Wojtkowi na rozpoczęcie procesu cyfrowej transformacji. Z początku byłem sceptyczny, ale teraz już wiem, że to jedyna słuszna droga, aby nie zostać w tyle.
Wprowadzając aplikację do naszego działu Wojciech nie miał łatwego zadania. Najtrudniejsze było przełamanie naszego oporu przed zmianą czegoś, co do tej pory działało – kartki i długopisu.
Osobiście byłam bardzo sceptycznie nastawiona do tego pomysłu – pomimo mojej wiary w Wojtka wątpiłam w moje umiejętności obsługi nowej aplikacji. Przeczuwałam także złe nastawienie serwisantów.
Okazało się, że dodawanie zeszłorocznych zestawień do systemu trwa krótko. Największym zaskoczeniem była dla mnie akceptacja ze strony techników. Po kilku testach sami zgłaszali zapotrzebowanie na zmiany i nowe rozwiązania. Dzięki zmianom wprowadzanym na bieżąco możemy spersonalizować aplikacje pod nasze potrzeby, co pozwala na uniknięcie błędów w komunikacji.
Osobiście najbardziej doceniłam aplikację, kiedy protokół, który poprzednio robiłam cały dzień udało mi się zrobić w niepełną godzinę – pokazuje to skalę oszczędności czasu i pracy, które daje automatyzacja.
Możliwości współpracy
Developico może pomóc w prawie wszystkich potrzebach związanych z Cyfrową Transformacją
Wsparcie długoterminowe
Developico Support Services, które udostępniają dostęp do naszych ekspertów.
Projekty
Pomożemy stworzyć aplikację lub naprawić tę, którą posiadasz.
Szkolenia
Kursy, warsztaty. Pokazy przydatnych sztuczek, które realnie wpłyną na adopcję oprogramowania.
Wojciech Szczepanik
Google competencies
Skontaktuj się bezpośrednio
AppSheet Specialist
Odkąd pamiętam korzystam z usług Google. Fascynuje mnie jak wielkie możliwości daje Google Workspace, AppSheet i jak mało wykorzystujemy jego potencjału. Walczę o 100%!
Inne case studies
