Wprowadzenia
Firma FIRETECH dzieli się na kilka działów, które wykonują poszczególne usługi z zakresu ochrony i inżynierii przeciwpożarowej.
Początek cyfrowej transformacji objął dział instalacyjny i serwisowy, który jest odpowiedzialny za wykonywanie cyklicznych przeglądów systemów i urządzeń przeciwpożarowych. Instaluje również kompletne systemy ppoż. takie jak Systemy Sygnalizacji Pożaru w wielu obiektach w całej Polsce.
Kolejnym działem, który poddał się tranformacji był dział budowlany. Dział zabezpiecza przeciwpożarowo przepusty instalacyjne, które trzeba ewidencjonować (często kilkaset na jednym budynku!) oraz tworzyć z nich dokumentacje powykonawcze.
Jest to bardzo odpowiedzialna praca, w której błędy są niedopuszczalne – mogą one rzutować na bezpieczeństwo nas wszystkich.
Każde usprawnienie jest więc na wagę złota.
Wyzwania
W momencie rozpoczęcia projektu FIRETECH zatrudniał ponad 50 osób. Firma potrzebowała kolejnych narzędzi (po Google Workspace), które będą pozwalać na dalszy wzrost jakości uslug i zwiększenie produktywności pracowników. Pracownicy byli bardzo przywiązani do papierowych form dokumentów, ale powoli przekonywali się o potrzebie cyfryzacji.
MŚP w Polsce często nie czują potrzeby głębszej transformacji pracy. Argumenty dotyczące czasu, kosztów i opłacalności trzeba pokazać czarno na białym i działać stopniowo. Do tej pory wszystko działało w porządku, ale nie zauważono potencjału nowych technologii.
Dotychczas serwisanci oraz pracownicy budowlani zapisywali wyniki przeglądów oraz ewidencji na wydrukowanych tabelach, które musiało przygotować biuro. W czasach pandemicznych dodatkowo kłopotliwy okazał się sam proces przekazywania arkuszy papieru. Wiązał się z przymusem przyjazdu do siedziby i bezpośredniego kontaktu.
Nie istniał do tej pory żaden system CRM do zarządzania obsługi klienta i kontroli terminów. Pliki związane z danym obiektem były przechowywane na dysku Google.
Komunikacja firmowa oparta na Whatsapp generowała dużo wiadomości i załączników niepowiązanych w żaden sposób z pracami na danym obiekcie. W takich warunkach łatwo było o czymś zapomnieć.
Założenia i wymagania projektowe
Aby zrealizować projekt z sukcesem, Developico musiało wziąć pod uwagę następujące czynniki: koszty i złożoność nowego rozwiązania.
NISKI KOSZT NOWEGO ROZWIĄZANIA
Koszty utrzymania systemu miały nie nadwyrężyć budżetu działu – z podanym budżetem mogliśmy zapomnieć o standardowym procesie tworzenia oprogramowania.
Pracownicy biurowi i serwisanci posiadają licencje Google Workspace, więc warto go wykorzystać.
AppSheet oferuje jasny cennik. Zdecydowaliśmy się na wariant AppSheet Core, który kosztuje 5$ / miesięcznie / zalogowany użytkownik
SKALOWALNOŚĆ I ŁATWOŚĆ MODERNIZACJI
Z racji tego, że klient dopiero przekonuje się do digitalizacji i cyfrowej transformacji kluczowa była łatwość rozwoju, skalowalność i łatwość wytworzenia dodatkowych spersonalizowanych rozwiązań. Nie bez znaczenia był również czas. Z racji ogromu pracy klient nie mógł poświęcić na projekt kilku miesięcy, aby planować, testować i zmieniać.
SATYSFAKCJA UŻYTKOWNIKÓW
Ważnym było utrzymanie wysokich morali wśród pracowników na froncie, którzy będą spędzać jak najwięcej czasu z aplikacją. Ważne jest, aby sami pracownicy stali się fanami No-Code i sami proponowali (lub wzięli sprawę w swoje ręce!) tworzenie nowych aplikacji lub automatyzacji.
Architektura rozwiązania
Klient posiadał już pakiet Google Workspace. Naturalnym było, aby całość danych oprzeć na Arkuszach Google.
Zaproponowałem użycie AppSheet – platformy do szybkiego tworzenia aplikacji, która świetnie współgra z Google Workspace.
AppSheet
Platforma do tworzenia aplikacji, które służą do zbierania danych, ich odtwarzania, raportowania oraz tworzenia automatyzacji.
W ramach tego projektu powstało kilka aplikacji, ale ich liczba cały czas rośnie.
Klient korzysta z modelu pay per user AppSheet Starter. Z możliwością rozbudowy do AppSheet Core.
Arkusze Google
Dane znajdują się w arkuszu Google, który służy za relacyjną bazę danych.
Dzięki zastosowaniu narzędzi pakietu Google Workspace dane klienta są bezpieczne, zawsze dostępne z każdego urządzenia oraz łatwo skalowalne.
W przyszłości wraz ze wzrostem struktur danych możliwe jest przejście na bardziej zaawansowane rozwiązania typu Cloud SQL.
Bezpłatne w pakiecie Google Workspace! Tak jak Excel w O365!
Google Data Studio (wkrótce)
To dopiero początek cyfrowej transformacji.
Dane już teraz są gotowe, aby wdrożyć Business Intelligence w organizacji za pomocą Google Data Studio już wkrótce.
Użyte technologie
Najtrudniejsze było przełamanie naszego oporu przed zmianą czegoś, co do tej pory działało – kartki i długopisu.
Osobiście byłam bardzo sceptycznie nastawiona do tego pomysłu – wątpiłam w moje umiejętności obsługi nowej aplikacji. Przeczuwałam także złe nastawienie serwisantów.
Okazało się, że dodawanie zeszłorocznych zestawień do systemu trwa krótko. Największym zaskoczeniem była dla mnie akceptacja ze strony techników. Po kilku testach sami zgłaszali zapotrzebowanie na zmiany i nowe rozwiązania. Dzięki zmianom wprowadzanym na bieżąco możemy spersonalizować aplikacje pod nasze potrzeby, co pozwala na uniknięcie błędów w komunikacji.
Osobiście najbardziej doceniłam aplikację, kiedy protokół, który poprzednio robiłam cały dzień udało mi się zrobić w niepełną godzinę – pokazuje to skalę oszczędności czasu i pracy, które daje automatyzacja.
Gabriela Jakimiuk
test
Wpływ na biznes
Aplikacja serwisowa
Dzięki wdrożeniu aplikacji dział serwisowy zwiększył swoją produktywność.
Jest w stanie w sposób cyfrowy stworzyć:
- Protokoły z przeprowadzonego przeglądu podręcznego sprzętu gaśniczego, badania i przeglądu sieci hydrantowej wewnętrznej, przeglądu zestawu hydroforowego, przeglądu systemu detekcji gazów tlenku węgla i propan-butanu w garażu podziemnym, przeglądu systemu detekcji gazów wybuchowych w kotłowni, przeglądu drzwi przeciwpożarowych, przeglądu technicznego awaryjnego oświetlenia ewakuacyjnego, przeglądu technicznego i testu przeciwpożarowego wyłącznika prądu, przeglądu rocznego systemu sygnalizacji pożaru, przeglądu systemu oddymiania grawitacyjnego, przeglądu technicznego bram przeciwpożarowych, badania akumulatorów
- PROTOKÓŁ SERWISOWY z alarmowego przyjazdu do klienta
Zmniejszył zużycie papierowych dokumentów
- zmniejszył liczbę błędów wynikających z niewyraźnego pisma ręcznego
- zmniejszył liczbę czasu spędzanego na stworzenie protokołu do kilku minut
- zredukował liczbę potrzebnych przyjazdów do biura
- protokoły serwisowe z podpisem klienta automatycznie generują się automatycznie i mogą był łatwo przesłane dale
Zwiększył konkurencyjność firmy na rynku
- klient jest w stanie skopiować i stworzyć spersonalizowaną aplikację do przeglądów dla konkretnego obiektu ; tym samym sam staje się krzewicielem No-Code’u i AppSheet!
Usprawnił komunikację
- serwisanci wypełniając formularz są w stanie przesyłać uwagi do biura w sytuacjach niestandardowych w sposób automatyczny – biuro otrzymuje natychmiast maila ze wszystkimi informacjami
- dane na temat wszystkich systemów i urządzeń na poszczególnych obiektach są dostępne zawsze ; zarówno dane aktualne jak archiwalne
Aplikacja instalacyjna
Dzięki wdrożeniu aplikacji dział instalacyjny zwiększył swoją produktywność.
Jest w stanie w sposób cyfrowy stworzyć:
- ewidencję zużycia materiałów
- ewidencję czasu pracy działań instalacyjnych
Ustrukturyzował dane dot. prac i zużycia materiałów na poszczególnych obiektach
- łatwiej kontrolować terminy
- łatwiej planować pracę
- łatwiej planować zamówienia
Aplikacja budowlana
Dzięki wdrożeniu aplikacji dział budowlany zwiększył swoją produktywność.
Jest w stanie w sposób cyfrowy stworzyć:
- zestawienie wykonanych zabezpieczeń ppoż. razem ze zdjęciami i wymaganymi informacjami
- zestawienie czasu pracy
Ustrukturyzował dane dot. wydajności i godzin prac na poszczególnych obiektach
- Automatyczna synchronizacja danych znacząco poprawia komunikację między pracownikami.
- Cyfrowa forma niweluje koszty wydruków i dodatkowych wyjazdów do biura.
- Cyfrowa forma danych znacząco usprawnia proces przygotowania dokumentacji, ale także procesów pobocznych: śledzenia postępów pracy, niwelowania występowania błędów, etc.
- Zarząd firmy może łatwo podpiąć dane z aplikacji pod swój raport BI, ale również ten wbudowany w aplikację jest w zupełności wystarczający
Zrzuty ekranu
