Na pewno, drogi Czytelniku, miałeś pawlacz, albo masz piwnicę, a może schowek. Co mają ze sobą wspólnego? To, że po pewnym czasie nie mamy nad nimi kontroli, a ściślej nad ich zawartością. Po prostu wrzucamy tam niepotrzebne szpargały z myślą, że kiedyś nam się przydadzą.

Po pewnym czasie nie pamiętamy już, co tam jest, coś na pewno, a najprawomocniej coś, co przyda się „kiedyś”, w bliżej nieokreślonej przyszłości. I tak gromadzimy, aż trzeba będzie zrobić generalny porządek, żeby od nowa cieszyć się przestrzenią, którą zapełnimy korzystając z dokładnie tego samego mechanizmu „zbieractwa”.

Dlaczego o tym piszę? Ponieważ powyższy mechanizm przekładamy często na Teamsy i biedna aplikacja zaczyna nam coraz bardziej podpadać, bo „nie ogarnia”. Z mojego doświadczenia wynika jednak, że to my nie ogarniamy i to nie z powodu naszego bałaganiarstwa, tylko dlatego, że źle się do MS Teams zabieramy. Zatem trzy wskazówki, żeby ułatwić sobie życie:

#1 MS Teams to nie jest aplikacja do czatów i video konferencji

To znaczy jest, ale nie tylko do tego, a nawet głównie nie do tego.

Aplikacja została zaprojektowana jako aplikacyjny hub, takie centrum, z którego będziemy wykonywać różne operacje, jak: zarządzanie kalendarzem, cyfrowymi treściami (dokumenty, listy, zadania) i aplikacjami (właściwie dowolnymi).

Im szybciej zdamy sobie z tego sprawę, tym lepiej dla nas. Ktoś powie: „ale ja nie korzystam z niczego poza czatem i callami”.

Czy na pewno? A przesyłasz pliki czatując lub podczas calli? Wiesz, że pod spodem siedzi SharePoint (może i OneDrive)? Wywołujesz videocalle grupowe? Wiesz, że możesz wtedy korzystać z zespołów? A wiesz, że czat to co innego niż konwersacja? No właśnie.

Nie będę tutaj rozpisywał się o wszystkich funkcjach MS Teams, tylko podpowiadam – sprawdź z czego korzystasz, gdy korzystasz z Teamsów

#2 Zespoły – zacznij z głową

Podstawowym narzędziem do układania logiki w MS Teams są zespoły, a w nich kanały. Mają swoje uprawnienia (mogą być ogólno-organizacyjne, publiczne lub prywatne), organizując w tym sposób treść i dostęp do niej.

Zaplanuj je dobrze, nie tworząc ich ad hoc, bo stąd już tylko krok do zrobienia sobie fajnie zagraconej piwnicy. Podpowiem, jak my w Developico tworzymy zespoły:

• funkcyjne, pod zespoły w organizacji (np. HR, Marketing, Sprzedaż, Finanse – rozumiecie)
• projektowe, pod prace wewnątrz, np. zrobienie konferencji (swoją drogą stay tuned, bo niebawem będze się działo)
• pod klienta, wtedy projekty dla danego klienta stają się kanałami w danym zespole
• społecznościowe, jako alternatywa dla Yammera, tu mogą spotykać się na przykład miłośnicy kolarstwa czy memiarstwa

#3 Ustalcie politykę korzystania z Teams w całej organizacji

Serio, bo jak każdy przyjmie swoją logikę, to będziecie mieć w najlepszym wypadku sieć piwniczną, jak w blokach starej generacji. Potem szukając drogi do pliku z zestawieniem sprzedaży za Q4 trafisz do suszarni. Kilka prostych zasad (nawet te powyżej) i może się okazać, że do Teamsów siadasz z uśmiechem, a nie z bólem brzucha.

Może się Tobie, drogi Czytelniku, wydawać to wszystko za proste i będziesz kręcił nosem, ale zaufaj mi – każda z trzech spółek, które miałem okazję współtworzyć działa na Teamsach bardzo skutecznie. Do tego stopnia, że nie wiedząc, gdzie jest dany plik znajdujemy go kierując się tylko logiką z jaką tworzone są w Developico zespoły.