W skrócie

RPA (Robotic Process Automation) to technologia, która pozwala automatyzować powtarzalne zadania wykonywane w aplikacjach desktopowych, przeglądarkach internetowych, arkuszach kalkulacyjnych i starszych systemach. Roboty RPA mogą przenosić dane, uzupełniać formularze, generować dokumenty i aktualizować rekordy w kilku aplikacjach.

Robotyzacja procesów biznesowych sprawdza się przede wszystkim wtedy, gdy zadania są powtarzalne, opierają się na jasno określonych regułach i wymagają ręcznego przepisywania informacji. To szczególnie przydatne rozwiązanie, gdy systemy nie udostępniają odpowiedniego API ani gotowych konektorów.

Skuteczne wdrożenie RPA zaczyna się od analizy procesu, jakości danych i możliwych wyjątków. Dopiero później warto zdecydować, czy najlepszym rozwiązaniem będzie robot RPA, integracja systemów, przepływ chmurowy czy zmiana sposobu działania procesu.

Czym jest RPA?

RPA to skrót od angielskiego Robotic Process Automation, czyli robotyzacji procesów biznesowych. Nie chodzi o fizyczne roboty, lecz o oprogramowanie, które wykonuje określone czynności w systemach informatycznych.

Robot RPA może uruchamiać aplikacje, wypełniać formularze, odczytywać i wprowadzać dane, przenosić pliki oraz wykonywać operacje w arkuszach kalkulacyjnych. Może również obsługiwać aplikacje internetowe i desktopowe, naśladując działania użytkownika. Przykładem takiej automatyzacji są przepływy pulpitu dostępne w Microsoft Power Automate.

W praktyce RPA działa jak cyfrowy wykonawca powtarzalnych zadań. Realizuje zaprojektowany scenariusz na podstawie danych wejściowych, ustalonych reguł i określonych warunków. Nie podejmuje samodzielnie decyzji biznesowych, chyba że proces zostanie uzupełniony o dodatkowe mechanizmy, na przykład analizę danych lub AI.

Dlaczego firmy korzystają z automatyzacji RPA?

W wielu organizacjach pracownicy nadal wykonują zadania wymagające przechodzenia między kilkoma niezależnymi systemami. Pobierają np. dane z jednego programu, przetwarzają je w Excelu, logują się do kolejnej aplikacji, uzupełniają formularz i przygotowują zestawienie.

Nie zawsze można łatwo połączyć takie systemy za pomocą standardowej integracji. Problemem może być brak API, ograniczona możliwość modyfikacji aplikacji lub korzystanie ze starszego oprogramowania, które nie obsługuje nowoczesnych metod wymiany danych.

W takich sytuacjach RPA pozwala automatyzować pracę na poziomie interfejsu użytkownika. Robot korzysta z pól, przycisków, okien i innych elementów aplikacji, aby wykonać wcześniej zaplanowane czynności.

Warto rozważyć robotyzację procesów, gdy:

• pracownicy regularnie wykonują te same zadania,
• dane trzeba ręcznie przepisywać między systemami,
• wykorzystywane aplikacje nie oferują odpowiednich możliwości integracji,
• kolejne kroki procesu można przewidzieć i opisać,
• reguły biznesowe są jednoznaczne,
• większość danych ma postać cyfrową,
• standardowe przypadki występują znacznie częściej niż wyjątki.

RPA może ograniczyć nakład pracy ręcznej i usprawnić realizację powtarzalnych zadań. Efekt zależy jednak od konstrukcji procesu, jakości danych oraz kosztów przygotowania i utrzymania automatyzacji.

RPA a tradycyjna automatyzacja procesów

RPA jest jednym ze sposobów automatyzacji procesów biznesowych, ale nie zawsze będzie najlepszym wyborem. Jeśli systemy udostępniają stabilne API lub gotowe konektory, warto najpierw sprawdzić możliwość bezpośredniej wymiany danych. Takie rozwiązanie nie wymaga odtwarzania działań użytkownika w interfejsie aplikacji.

Przykładem jest Microsoft Power Automate, który umożliwia tworzenie przepływów chmurowych łączących aplikacje, dane i usługi za pomocą dostępnych konektorów oraz innych metod integracji. Z kolei przepływy pulpitu wykorzystują RPA do wykonywania czynności w aplikacjach desktopowych, przeglądarkach i starszych systemach.

Przy wyborze rozwiązania warto kierować się prostą zasadą:

• API lub gotowy konektor – warto rozważyć, gdy system umożliwia stabilną i bezpośrednią integrację.
• RPA – może być dobrym wyborem, gdy proces wymaga pracy w aplikacji, która nie udostępnia odpowiedniego API.
• Połączenie obu metod – sprawdzi się, gdy część procesu można obsłużyć w chmurze, a pozostałe czynności wymagają interakcji z interfejsem użytkownika.

W niektórych przypadkach najlepszy efekt przyniesie połączenie kilku metod automatyzacji. Ważne, aby technologia wynikała z potrzeb procesu, a nie odwrotnie.

Więcej informacji: Wdrożenie Power Automate w firmie. 10 procesów, które warto zautomatyzować w pierwszej kolejności.

Jakie procesy biznesowe można automatyzować za pomocą RPA?

Robotyzacja procesów biznesowych najlepiej sprawdza się przy powtarzalnych zadaniach opartych na jasno określonych regułach i danych cyfrowych. Można ją wykorzystać w różnych działach firmy, ale o przydatności rozwiązania decyduje przede wszystkim sposób realizacji konkretnego procesu.

1. Przenoszenie danych między systemami

Pracownicy często kopiują informacje, np. między systemem ERP, aplikacją sprzedażową, arkuszem kalkulacyjnym, czy portalem zewnętrznym. Jeśli systemy nie są ze sobą zintegrowane, robot RPA może automatycznie odczytywać i uzupełniać dane w poszczególnych aplikacjach.

Przed wdrożeniem warto sprawdzić kompletność informacji oraz częstotliwość występowania wyjątków. Jeżeli dane są niejednoznaczne lub wymagają interpretacji, proces może potrzebować dodatkowego etapu weryfikacji przez pracownika.

2. Obsługa starszych systemów

Niektóre firmy korzystają z aplikacji, które nadal są ważne dla działalności, ale nie oferują nowoczesnych metod integracji. Wymiana takiego systemu może być kosztowna, czasochłonna lub trudna organizacyjnie.

RPA może wówczas pełnić funkcję pośrednika między starszą aplikacją a pozostałymi elementami procesu. Robot loguje się do systemu i wykonuje określone operacje bez konieczności przebudowy całego rozwiązania.

3. Przetwarzanie plików i arkuszy kalkulacyjnych

Robot może automatycznie pobierać pliki, porządkować foldery, odczytywać dane z arkuszy i przenosić informacje do innych aplikacji. To przydatne między innymi wtedy, gdy pracownicy regularnie przetwarzają podobne zestawy danych.

Nie każdy proces oparty na Excelu wymaga jednak RPA. Jeśli arkusz stał się podstawowym narzędziem obsługi procesu, z którego korzysta wiele osób, lepszym rozwiązaniem może być dedykowana aplikacja biznesowa. Warto ją rozważyć zwłaszcza wtedy, gdy potrzebne są walidacja danych, historia zmian, kontrola dostępu i wspólna praca wielu użytkowników.

Powiązany artykuł: Aplikacja zamiast Excela. Kiedy warto stworzyć dedykowaną aplikację biznesową?

4. Generowanie dokumentów i zestawień

W procesach administracyjnych, finansowych i operacyjnych często trzeba pobrać dane, uzupełnić szablon, zapisać dokument i umieścić go w odpowiedniej lokalizacji. Jeśli kolejne kroki są powtarzalne i oparte na określonych regułach, robot może przejąć znaczną część tych czynności.

Automatyzacja powinna uwzględniać również sytuacje nietypowe. Brak wymaganych informacji, nieprawidłowy format dokumentu czy konieczność uzyskania akceptacji nie mogą prowadzić do niekontrolowanego zakończenia procesu.

5. Aktualizacja rekordów w aplikacjach biznesowych

RPA może usprawnić cykliczne operacje wykonywane na dużej liczbie rekordów. Robot odczytuje dane ze wskazanego źródła, wyszukuje odpowiedni rekord w aplikacji i uzupełnia wymagane pola.

Taki scenariusz wymaga zabezpieczeń przed duplikatami i błędami oraz sposobu obsługi operacji wykonanych tylko częściowo. Należy również określić, co powinno się wydarzyć, gdy robot nie znajdzie właściwego rekordu lub napotka dane w nieoczekiwanym formacie.

Power Automate Desktop jako narzędzie RPA

Power Automate Desktop jest częścią ekosystemu Microsoft, służącą do tworzenia przepływów pulpitu. Umożliwia projektowanie automatyzacji, które wykonują czynności na komputerze użytkownika lub w odpowiednio przygotowanym środowisku.

Za pomocą przepływów pulpitu można automatyzować pracę z aplikacjami internetowymi i desktopowymi, Excelem, plikami, folderami oraz starszymi systemami. Automatyzacje można budować, korzystając z gotowych akcji lub rejestrując wykonywane czynności.

RPA można również połączyć z innymi elementami Power Automate. Przykładowo przepływ chmurowy może uruchamiać zadanie, a przepływ pulpitu wykonywać operacje w aplikacji, której nie da się obsłużyć za pomocą standardowego konektora.

Przy wyborze narzędzia należy uwzględnić nie tylko możliwość zbudowania robota, lecz także licencje, bezpieczeństwo, monitoring, utrzymanie i dalszy rozwój rozwiązania.

RPA nadzorowane i nienadzorowane

Roboty RPA mogą działać w dwóch podstawowych modelach: nadzorowanym i nienadzorowanym. Wybór zależy od tego, czy proces wymaga bieżącego udziału pracownika.

RPA nadzorowane

W tym modelu robot wspiera pracownika podczas wykonywania zadania. Użytkownik uruchamia automatyzację lub korzysta z niej na określonym etapie procesu.

Takie podejście sprawdza się wtedy, gdy część czynności można zautomatyzować, ale niektóre decyzje nadal powinien podejmować człowiek. Pracownik zachowuje kontrolę nad przebiegiem zadania i może reagować na niestandardowe sytuacje.

RPA nienadzorowane

Robot nienadzorowany wykonuje zadanie bez bieżącego udziału użytkownika. Może uruchamiać się zgodnie z harmonogramem lub w odpowiedzi na określone zdarzenie.

Nie oznacza to jednak, że proces nie wymaga nadzoru. Nadal trzeba monitorować jego działanie, obsługiwać błędy i reagować na sytuacje, których nie uwzględniono podczas projektowania automatyzacji. Możliwości uruchamiania robotów zależą również od wybranego narzędzia, środowiska wykonawczego i warunków licencyjnych.

Kiedy proces jest dobrym kandydatem do automatyzacji RPA?

Przed rozpoczęciem wdrożenia warto ocenić proces pod kątem kilku kryteriów. Pozwoli to określić, czy robotyzacja rzeczywiście przyniesie korzyści i jakie ryzyka należy uwzględnić.

Powtarzalność

Im częściej wykonywany jest proces, tym większe mogą być korzyści z ograniczenia pracy ręcznej. Sama liczba operacji nie przesądza jednak o opłacalności automatyzacji. Proces powinien być również wystarczająco stabilny i przewidywalny.

Jasne reguły

Robot potrzebuje jednoznacznych instrukcji. Jeśli pracownik w większości przypadków podejmuje decyzje na podstawie doświadczenia, kontekstu lub nieformalnych ustaleń, proces może wymagać uporządkowania przed wdrożeniem RPA.

Stabilność aplikacji

Robot obsługujący interfejs użytkownika zależy od jego struktury i działania. Zmiana formularza, przycisku lub sposobu logowania może wymagać modyfikacji automatyzacji. Przed wdrożeniem warto więc sprawdzić, czy obsługiwana aplikacja nie jest w trakcie przebudowy lub nie została przeznaczona do wycofania.

Jakość danych

Robot może szybko wykonywać zdefiniowane operacje, ale sam z siebie nie rozwiąże problemu niespójnych danych ani nie wyjaśni niejednoznacznych przypadków. Dane wejściowe powinny być dostępne w przewidywalnym formacie, a ich jakość musi pozwalać na bezpieczną realizację procesu.

Liczba wyjątków

Jeżeli większość przypadków wymaga indywidualnej analizy, RPA może nie być najlepszym rozwiązaniem. Jednym z podejść jest automatyzacja standardowej ścieżki i przekazywanie nietypowych sytuacji do pracownika.

Mierzalny efekt

Przed rozpoczęciem projektu należy określić, jaki rezultat ma przynieść automatyzacja. Może to być krótszy czas realizacji, mniej operacji ręcznych, mniejsza liczba błędów, lepsza kompletność danych lub większa dostępność procesu.

Kiedy RPA nie będzie najlepszym rozwiązaniem?

Nie warto wdrażać RPA tylko dlatego, że technologia pozwala odtworzyć działania użytkownika. Robotyzacja może utrwalić nieefektywny sposób pracy, zamiast rozwiązać problem u jego źródła.

Alternatywnego podejścia warto poszukać, gdy:

• proces często się zmienia,
• dane nie mają ustalonego formatu,
• większość przypadków wymaga indywidualnej oceny,
• system udostępnia stabilne API lub odpowiedni konektor,
• głównym problemem jest nieprawidłowo zaprojektowany proces,
• aplikacja ma zostać wkrótce wycofana lub zastąpiona,
• koszt utrzymania robota może przewyższyć korzyści z automatyzacji.

W zależności od sytuacji lepszym rozwiązaniem może być przepływ chmurowy, integracja systemów, dedykowana aplikacja, wykorzystanie AI lub uproszczenie procesu. Wybór powinien wynikać z analizy potrzeb biznesowych i ograniczeń technicznych.

Jak przygotować wdrożenie RPA w firmie?

Skuteczne wdrożenie RPA wymaga nie tylko zaprojektowania robota, lecz także przygotowania procesu, określenia odpowiedzialności i zaplanowania późniejszego utrzymania.

1. Opisz proces w jego obecnym kształcie

Ustal, kto realizuje zadanie, z jakich systemów korzysta, skąd pochodzą dane i jaki rezultat powinien zostać osiągnięty. Uwzględnij także wyjątki, błędy oraz sytuacje, w których pracownik musi odejść od standardowej ścieżki.

2. Sprawdź alternatywne metody automatyzacji

Przed wyborem RPA zweryfikuj, czy wykorzystywane systemy udostępniają API, gotowe konektory lub inne mechanizmy integracji. Automatyzacja interfejsu użytkownika jest szczególnie przydatna wtedy, gdy nie ma stabilniejszego sposobu połączenia aplikacji.

3. Wybierz ograniczony zakres pilotażu

Pierwszy robot nie musi obsługiwać całego procesu i wszystkich możliwych wyjątków. Dobrym punktem wyjścia może być najczęściej występująca, standardowa ścieżka. Pilotaż pozwoli sprawdzić stabilność automatyzacji, jakość danych oraz rzeczywisty nakład pracy potrzebny do jej utrzymania.

4. Zaprojektuj obsługę błędów

Określ, co ma się wydarzyć, gdy aplikacja będzie niedostępna, dane okażą się niekompletne lub robot nie będzie mógł wykonać kolejnego kroku. Ustal sposób rejestrowania problemów, powiadamiania odpowiedzialnych osób i ponawiania operacji.

5. Zadbaj o bezpieczeństwo

Robot może potrzebować dostępu do danych i systemów wykorzystywanych w procesie. Przyznawane mu uprawnienia powinny ograniczać się do zakresu niezbędnego do wykonania zadania. Należy też ustalić zasady zarządzania kontami, poświadczeniami, logami i danymi przetwarzanymi przez automatyzację.

6. Zaplanuj utrzymanie robota

Wdrożenie RPA nie kończy się w chwili uruchomienia automatyzacji. Aplikacje, formularze i reguły biznesowe mogą się zmieniać, dlatego robot wymaga monitorowania, testowania i okresowych aktualizacji. Warto wskazać zarówno właściciela biznesowego procesu, jak i osoby odpowiedzialne za techniczne utrzymanie rozwiązania.

Powiązany artykuł: Audyt środowiska Power Platform. Jak odzyskać kontrolę nad aplikacjami, bezpieczeństwem i kosztami?

Najczęstsze błędy przy wdrażaniu RPA

Automatyzowanie nieuporządkowanego procesu

Robot nie poprawi procesu, który zawiera zbędne kroki lub niejasne zasady. Może jedynie szybciej realizować jego nieefektywną wersję. Przed wdrożeniem warto uprościć przebieg pracy, ujednolicić dane i ustalić jednoznaczne reguły.

Pomijanie wyjątków

Problemy pojawiają się wtedy, gdy robot otrzymuje niekompletne dane, nietypowy dokument lub komunikat, którego nie uwzględniono podczas projektowania automatyzacji. Dlatego analiza wyjątków powinna być częścią przygotowania wdrożenia, a nie dopiero reakcją na pierwsze błędy.

Brak właściciela biznesowego

Za działanie procesu nie powinien odpowiadać wyłącznie zespół techniczny. Potrzebna jest osoba po stronie biznesu, która zna zasady procesu, ocenia nietypowe przypadki i podejmuje decyzje dotyczące zmian.

Brak monitorowania

Organizacja powinna wiedzieć, czy robot wykonał zadanie, ile operacji zakończyło się błędem i które przypadki wymagają interwencji. Bez monitorowania trudno ocenić niezawodność automatyzacji i szybko reagować na problemy.

Ocenianie projektu wyłącznie przez pryzmat budowy robota

Koszt wdrożenia RPA obejmuje więcej niż samo przygotowanie przepływu. Trzeba uwzględnić analizę procesu, testy, licencje, środowisko wykonawcze, bezpieczeństwo, dokumentację i późniejsze utrzymanie. Dopiero pełny obraz kosztów pozwala rzetelnie ocenić opłacalność rozwiązania.

Jak mierzyć efekty automatyzacji RPA?

Efekty wdrożenia należy porównywać z sytuacją sprzed automatyzacji. Warto wybrać wskaźniki, które odpowiadają celowi biznesowemu i specyfice danego procesu.

Przydatne mierniki to między innymi:

• czas realizacji procesu,
• liczba operacji wykonywanych ręcznie,
• liczba przypadków obsłużonych automatycznie,
• liczba błędów i wyjątków,
• liczba spraw przekazanych do pracownika,
• dostępność procesu,
• nakład pracy potrzebny na utrzymanie rozwiązania.

Sama liczba uruchomień robota nie świadczy jeszcze o wartości biznesowej automatyzacji. Istotne jest to, czy wdrożenie rzeczywiście skróciło czas realizacji, ograniczyło błędy lub zmniejszyło nakład pracy w porównaniu z wcześniejszym sposobem działania.

RPA w firmie jako element szerszej automatyzacji

Robotyzacja procesów biznesowych pomaga ograniczyć ręczną pracę w aplikacjach, których nie można łatwo zintegrować z innymi systemami. Największą wartość może jednak przynieść wtedy, gdy stanowi część przemyślanej architektury automatyzacji.

RPA może współpracować z Power Automate, Power Apps, Dataverse i innymi systemami biznesowymi. Przykładowo robot może wykonywać operacje w starszej aplikacji, a pozostałe etapy procesu mogą być obsługiwane przez przepływy chmurowe i nowoczesne mechanizmy integracji.

Nie każdy problem wymaga więc budowy robota. W zależności od potrzeb firmy lepszym rozwiązaniem może być aplikacja biznesowa, automatyzacja chmurowa, integracja systemów albo połączenie kilku technologii.

Powiązany artykuł: Wdrożenie Power Apps w firmie. Jak zaplanować projekt i osiągnąć realną wartość biznesową?

Podsumowanie

• RPA w firmie pozwala automatyzować powtarzalne zadania wykonywane w aplikacjach desktopowych, przeglądarkach internetowych, arkuszach kalkulacyjnych i starszych systemach. Jest szczególnie przydatne tam, gdzie pracownicy regularnie przenoszą dane między aplikacjami, a bezpośrednia integracja nie jest dostępna lub łatwa do wdrożenia.
• Dobry kandydat do robotyzacji powinien być powtarzalny, stabilny i oparty na jasno określonych regułach. Przed rozpoczęciem projektu należy również ocenić jakość danych, liczbę wyjątków, wymagania bezpieczeństwa oraz koszty monitorowania i utrzymania rozwiązania.
• Warto przy tym porównać RPA z innymi metodami automatyzacji. Robotyzacja jest skutecznym narzędziem, ale powinna wynikać z analizy procesu i oczekiwanych korzyści, a nie tylko z dostępności technologii.

Sprawdź, które procesy w Twojej firmie warto zautomatyzować

Nie każdy proces wymaga przebudowy systemów czy dużego projektu IT. Czasem wystarczy dobrze zaprojektowana automatyzacja RPA, która przejmie powtarzalne zadania i połączy pracę wykonywaną w różnych aplikacjach.

Zastanawiasz się, czy RPA sprawdzi się w Twojej firmie? Porozmawiaj z zespołem Developico. Przyjrzymy się procesowi, który chcesz usprawnić, i pomożemy ocenić, jakie podejście do automatyzacji będzie odpowiednie. Zacznijmy od niezobowiązującej rozmowy.

Źródła

1. Microsoft Learn, Introduction to desktop flows
2. Microsoft, Power Automate: Business Process Workflow Automation