Duże międzynarodowe NGO – Sharepoint, Forms, Power Apps case study
Jak udało się przenieść projekt w sferę cyfrową z możliwością rozwoju.
image012 - Duże międzynarodowe NGO - Sharepoint, Forms, Power Apps case study
image010 - Duże międzynarodowe NGO - Sharepoint, Forms, Power Apps case study
image014 - Duże międzynarodowe NGO - Sharepoint, Forms, Power Apps case study
Duże międzynarodowe NGO – Sharepoint, Forms, Power Apps case study

Nasz klient jest jedną z największych organizacji dobroczynnych w Polsce. Obecnie w swojej działalności wspomagająca setki tysięcy potrzebujących w całym kraju i poza jego granicami. 

Wyzwania

Jedną z wielu projektów prowadzonych obecnie przez Klienta jest ogólnopolski projekt wspierający młodzież, którego celem jest podniesienie poziomu kompetencji społecznych tysiąca młodych ludzi, a w rezultacie zwiększenie ich szans na rynku pracy. Klient, w celu cyfryzacji całego procesu i uzyskaniu większych możliwości zdecydowało się na stworzenie odpowiednich narzędzi do: 

  • Zarządzania rozproszonymi zespołami w wielu lokalizacjach kraju. 
  • Procesu rekrutacji uczestników. 
  • Podnoszenia kwalifikacji uczestników (także w formie zdalnych webinariów, szkoleń i warsztatów) 
  • Oceny merytorycznej uczestników. 
REKRUTACJA UCZESTNIKÓW

Pierwsza edycja projektu klienta odbywała się w formie papierowej oraz z wykorzystaniem pakietu Office (Word, Excel, PowerPoint). Formularze zgłoszeniowe, kwestionariusze uczestników oraz akceptacje uczestników były wykonywane w formie papierowej. Następnie dane były przenoszone manualnie przez pracowników i wolontariuszy do skoroszytów Excel, aby mieć mliwości lepszej organizacji pracy i wykonywaniu niezbędnych zestawień i raportów potrzebnych do przedstawienia wyników przeprowadzonego projektu. 

ZDALNY PROCES OCENY UCZESTNIKA

W obecnym czasie w bardzo dużym stopniu zostały ograniczone możliwości pracy zespołowej przez okres pandemiczny. Kadra zarządzająca, liderzy zespołów oraz grono osób dbających o rozwój uczestników tworzą dokumentację oceny obszarów umiejętności do rozwoju oraz sprawdzenie postępu poczynionego przez nich. W tym celu wypełniane są kwestionariusze samooceny przez samych uczestników, dokumenacja oceny przez opiekunów czy psychologów. 
Proces ten ma na celu zakwalifikowanie osób do rozwoju poszczególnych umiejętności i ich kontrola po przebytych szkoleniach. Dotychczas wszelka dokumentacja wykonywana była w formie papierowej i przenoszona do arkuszy kalkulacyjnych ręcznie. 

PLATFORMA DLA KADRY ZARZĄDZAJĄCEJ

Projekt zakładał rozproszoną strukturę lokalizacji w obszarze całego kraju. Powoduje to trudności w efektywnym przepływie danych od osób opiekującymi się zespołem (liderzy) z poszczególnych lokalizacji do osób odpowiedzialnych za cały projekt i kontrolowanie jego działania (koordynatorzy lokalny i krajowi).

Koordynacja pracowników z każdej lokalizacji oraz dbanie o proces oceny i rozwoju samych uczestników (około 1000 osób) wymaga bardzo dużej pracy od strony kadry zarządzającej. Każdy z uczestników biorący udział w projekcie posiada swoją kartotekę z dokumentacją (10 kwestionariuszy oraz raporty uczestnictwa w szkoleniach).  

PRZESTRZEŃ SZKOLENIOWA W DOBIE PANDEMII

Projekt zakładał podniesienie poziomu kompetencji społecznych i zwiększenie ich szans na rynku pracy poprzez szkolenia, warsztaty i wykłady. Uczestnicy zostali podzieleni na grupy z przydzielonymi do nich opiekunami, dzięki takiej strukturze każdy opiekun grupy odpowiadał za rozwój i raportowanie rozwoju każdego z powierzonych mu uczestników i organizację przebiegu szkoleń. Utrudniony kontakt z uczestnikami ze względu na obostrzenia spotkań grupowych zmobilizował, aby przenieść większość szkoleń i warsztatów do formy zdalnej. 

ZAŁOŻENIA I WYMAGANIA PROJEKTOWE

Dostęp do cyfrowych kwestionariuszy i szkoleń

  1. Każdy z uczestników powinien mieć dostęp i możliwość zdalnego wypełnianie kwestionariusz samooceny.
  2. Dostęp wszystkich uczestników do zdalnych szkoleń i przestrzeni kolaboracyjnej.

Złożoność rozwiązania

  1. Każdy z uczestników posiada swoją kartę dokumentacji składająca się z ponad 10 kwestionariuszy, ocen, raportów uczestnicatwa itp.:
    1. Rozproszona struktura danych uczestników w oparciu o listy i bibliotekę SharePoint.
    2. Widoczność dokumentacji uczestników oraz możliwość jej edycji została ściśle ograniczona ze względu na profil pracownika i jego lokalizację.
  2. Rozwiązanie powinno posiadać aplikacje przedstawiającą wszystkich uczestników i ich dokumentację:
    1. Uzuepłnianie dokumentacji i jej przedstawianie przebiega tylko i wyłącznie z poziomu aplikacji.
    2. Proces rekrutacji składa się z wypełnienia dokumentacji przez wielu pracowników w odpowiedniej kolejności. Proces wymagał akceptacje każdego z wypełnionych dokumentów przez kadrę zarządającą.
  3. Krótki czas przygotowania rozwiązania i jego implementacja.

Wykorzystanie obecnej struktury i posiadanych licencji

Założeniem projektu było przeniesienie rekrutacji i wykonanie serii szkoleń dla około 1000 uczestników nie posiadających licencji Office365 do platformy cyfrowej. Wykorzystano konta gościa w platformie Microsoft, by każdy z uczestników miał możliwość wypełaniania kwestionariuszy w formie cyfrowej, jak i dostęp do aplikacji Teams, w której odbywały się wszelkie szkolenia i warsztaty.

Architektura rozwiązania

Użyte komponenty

NGO_Powerapps

Sharepoint Lists and Library

Zbiór danych o uczestnikach w formie list i biblioteki. Wykorzystano najlepszą możliwość przechowywania danych, które wytępują w formie tabelarycznej w zgodności posiadanych licencji przez Klienta.  

Power Apps Canvas App

Przyjazna platforma interakcji pracowników z danymi zapisanymi w formie tabelarycznej zapewniająca transformację danych.

Custom SharePoint List Form

Narzędzie wykorzystane do wprowadzania danych przez uczestników nie posiadających licencji Office365. Interfejs wprowadzania I możliwości przetwarzania danych są rozszerzone dzięki Custom Power Apps Form.

Przepływy Power Automate

Narzędzie wykorzystano do automatyzacji wszystkich procesów, zaczynając od zapisu danych wraz z obszerną walidacją (Microsoft Forms, Custom SharePoint List Form) a kończąc na skomplikowanych przeliczeniach wypełnianych kwestionariuszy oceny przez pracowników.

Wpływ na biznes

Wykonanie i wdrożenie projektu na środowisku Klienta zajęto 3 miesiące. W trakcie odbyła się seria spotkań z klientem zapewniając szybkie dostosowania ze względu na dynamiczność projektu.

Wdrożone rozwiązanie zapewniło zautomatyzowane środowisko pracy wraz z przyjaznym interfejsem dla pracowników jak i osób z zewnątrz (Uczestnicy). Wszelkie formularze i główna aplikacja dla użytkowników były na tyle intuicyjne i proste w obsłudze, iż zrezygnowano z szkolen personelu z jej użytkowania. Samo użytkowanie aplikacji i zautomatyzowanych procesów działających w tle (przepływy Power Automate) znacząco wpłynęło na wydajność pracowników w projekcie. Dodatkowo dzięki rozwiązaniu klient miał możliwość wglądu ‘na żywo’ w przebieg rekrutacji i odbywanych szkoleń przez uczestników.

Przejrzyste dane przechowywane na listach i bibliotece SharePoint Online zapewniły szybkie działanie aplikacji i możliwość przygotowania danych wyjściowych do raportów końcowych w sposób zautomatyzowany.

Rozwiązanie zarekomendowane klientowi wykorzystywało obecną strukturę oraz posiadane licencje i nie miało wpływu na podniesienie kosztów. Dzięki możliwość tworzenia kont gościa w środowisku Microsoft zapewniono dostęp dla użytkowników zewnętrznych do niezbędnych narzędzi do wypełniania wszelkich kwestionariuszy i kolaboracji podczas szkoleń w formie aplikacji Teams.

Użytkowanie aplikacji przez klienta zapewniło znaczące podniesienie efektywności pracowników i możliwości działań dotąd nie osiągalnych w poprzedniej technologii (dokumentacja papierowa oraz arkusze kalkulacyjne).

W trakcie projektu i użytkowania wdrożonego rozwiązania klient zgłosił zapotrzebowanie na wiele nowych funkcjonalności, które w wcześniejszym podejściu nie były w ogóle możliwe do wdrożenia.

Zrzuty ekranu rozwiązania

Możliwości współpracy

Developico może pomóc w prawie wszystkich potrzebach związanych z Cyfrową Transformacją

Wsparcie długoterminowe

Developico Support Services, które udostępniają dostęp do naszych ekspertów.

Projekty

Pomożemy stworzyć aplikację lub naprawić tę, którą posiadasz.

Szkolenia

Kursy, warsztaty. Pokazy przydatnych sztuczek, które realnie wpłyną na adopcję oprogramowania.

Michal profilepic 768x512 1 e1635489763748 - Duże międzynarodowe NGO - Sharepoint, Forms, Power Apps case study

Michał Guzowski

CEO

Skontaktuj się bezpośrednio

Low-Code Specialist

CEO, Team Leader and Microsoft MVP. Doer. Constantly learning myself and how the world works. I love to tinker with teams and companies efficiency. Whether it’s mine or my customers. Understand to adjust.