MTSAB – Power Apps & Power BI case study
Jak przywróciliśmy kontrolę nad nadmiernie wydatkowanym czasem i budżetem w działalności firmy
ra YM2rPLzAoyI - MTSAB - Power Apps & Power BI case study
0aA33L 99pAYbv - MTSAB - Power Apps & Power BI case study
Screenshot 1 - MTSAB - Power Apps & Power BI case study
MTSAB – Power Apps & Power BI case study

MTSAB to firma zajmująca się wszelkiego rodzaju pracami ziemnymi i remontami. Pomagają przy fundamentach domów, rekonstrukcji ogrodów, stawianiu murów, układaniu płytek itp.

Firma posiada dziesięcioletnie doświadczenie, a z czasem pojawiły się możliwości wykonywania większych zleceń. Aby utrzymać tempo, MTSAB musiała nabyć więcej sprzętu, większe maszyny i zatrudnić więcej ludzi, z których większość stanowili pracownicy fizyczni. To ostatnie wymaga od firmy radzenia sobie z nowymi wyzwaniami i rozwiązywania ich w sposób efektywny kosztowo.

Wyzwania

W momencie rozpoczęcia projektu MTSAB zatrudnia ponad 100 osób. Firma potrzebowała narzędzia do śledzenia czasu pracy pracowników. Firma dokonała przeglądu wielu różnych narzędzi do ewidencji czasu pracy i zdecydowała się wypróbować jedno z nich przez kilka miesięcy. Niestety, wybrane rozwiązanie nie spełniło ich oczekiwań, więc interesariusze firmy postanowili znaleźć nową aplikację, która rozwiąże ich wyzwania.

ŚLEDZENIE CZASU PRACY

Historycznie, raportowanie czasu pracy wymagało od każdego pracownika bezpośredniego kontaktu z dedykowanym pracownikiem (wszyscy z tym samym), który wprowadzał do systemu dziennego informacje takie jak imię i nazwisko pracownika, wykonywaną pracę i raportowany czas.

Na początku do zbierania danych wykorzystywany był Excel. Po pewnym czasie, Excel został zastąpiony przez rozwiązanie firmy trzeciej. Nowe oprogramowanie posiadało wprawdzie możliwości raportowania na podstawie relacji między danymi, ale nie posiadało aplikacji mobilnej, więc sam proces był nie tylko nieefektywny (słabe skalowanie), ale również zastosowane oprogramowanie nie odzwierciedlało architektury informacji MTSAB i jego wewnętrznej struktury. Warto dodać, że koszt licencji tego rozwiązania wynosił 50.000 SEK miesięcznie.

First, Excel was used to collect data. After some time, Excel has been replaced with a 3rd party solution. Although new software had reporting capabilities based on data relationships, it didn’t have a mobile application, so the process itself was not only ineffective (weak scaling up), but also the software used did not reflect the information architecture of MTSAB and its internal structure. It is worth adding that the license cost of this solution was SEK 50,000 every month.

NIEMOŻNOŚĆ PRZEWIDZENIA WSZYSTKICH ZADAŃ ZWIĄZANYCH Z PRACAMI REMONTOWYMI

W pracach remontowych często pojawiają się niespodziewane zadania dodatkowe. Czasem wynika to bezpośrednio z zamawiającego, który nagle stwierdza potrzebę dokonania dodatkowej modyfikacji, a czasem dopiero po wykonaniu prac wychodzą na jaw inne rzeczy wymagające uwagi. W takich sytuacjach pracownicy MTSAB mogą przejąć te zadania. Muszą oni jednak obowiązkowo wykonać zdjęcia, na których widać przedmiot dodatkowych prac (oraz efekt przed i po) wraz z opisem. Dotychczas zdjęcia wraz z opisami były przesyłane drogą mailową, a dedykowana osoba katalogowała otrzymane dane wraz z danymi projektowymi (remontowymi). Praca taka była wykonywana raz w tygodniu i wymagała od pracownika działu finansowego dużo czasu.

ZARZĄDZANIE PRACOWNIKAMI FIZYCZNYMI

Zespół ludzi, który pracuje na budowie lub przy remoncie. Każdy z nich posiada inne kwalifikacje (elektryk, hydraulik, glazurnik itp.). Zdarza się, że pracownik z różnych powodów nie może pojawić się na budowie. Wówczas dedykowany pracownik MTSAB musi we współpracy z innymi Kierownikami Zespołów znaleźć dla niego zastępstwo. Poszukiwane zastępstwo wymaga uwzględnienia wielu czynników, tj. wymaganych umiejętności, dostępności pracownika oraz stawki. Dotychczas informacje te były implementowane w Excelu (niezależnie od rozwiązania firm trzecich wykorzystywanego do raportowania czasu pracy). Wraz ze wzrostem liczby pracowników, wzrosła również liczba przypadków zastępstw. Ma to wpływ na efektywność zarządzania.

Najpierw Excel był używany do zbierania danych. Po pewnym czasie, Excel został zastąpiony przez rozwiązanie innej firmy. Nowe oprogramowanie posiadało wprawdzie możliwości raportowania na podstawie relacji danych, ale nie posiadało aplikacji mobilnej, więc sam proces był nie tylko nieefektywny (słabe skalowanie), ale również używane oprogramowanie nie odzwierciedlało architektury informacji MTSAB i jego wewnętrznej struktury. Warto dodać, że koszt licencji tego rozwiązania wynosił 50.000 SEK miesięcznie.

First, Excel was used to collect data. After some time, Excel has been replaced with a 3rd party solution. Although new software had reporting capabilities based on data relationships, it didn’t have a mobile application, so the process itself was not only ineffective (weak scaling up), but also the software used did not reflect the information architecture of MTSAB and its internal structure. It is worth adding that the license cost of this solution was SEK 50,000 every month.

ZAŁOŻENIA I WYMAGANIA PROJEKTOWE

Aby zrealizować projekt z sukcesem, Developico musiało wziąć pod uwagę następujące czynniki: koszty i złożoność nowego rozwiązania.

NISKI KOSZT NOWEGO ROZWIĄZANIA

  1. Miesięczny koszt utrzymania nowego rozwiązania nie może przekroczyć aktualnej ceny utrzymania (50 000 SEK)
  2. Pracownicy biurowi (10-20 osób) posiadają licencje Office365
  3. Pracownicy terenowi (80-90 osób) nie posiadają żadnych licencji Microsoft

ZŁOŻONOŚĆ NOWEGO ROZWIĄZANIA

  1. Rozwiązanie dla pracowników terenowych powinno być wyposażone w aplikację mobilną. Aplikacja taka powinna posiadać intuicyjny i prosty interfejs pozwalający na skrócenie czasu szkolenia z obsługi aplikacji dla nowych użytkowników.
  2. Rozwiązanie dla pracowników biurowych powinno posiadać interfejs webowy.
  3. Rozwiązanie powinno być możliwe do wdrożenia w ciągu trzech miesięcy od rozpoczęcia prac (MTSAB poszukiwał nowego rozwiązania od kilku miesięcy, a budżet na znalezienie nowego rozwiązania powoli topniał)

Architektura rozwiązania

c5 ZB nYcYrvf4 - MTSAB - Power Apps & Power BI case study

Common Data Service – baza danych dla wszystkich danych tabelarycznych w rozwiązaniu. Powodem decyzji był rozmiar pamięci masowej (do 10GB), doskonała wydajność bazy danych, możliwość włączenia audytu i możliwości tworzenia kopii zapasowych oraz możliwość eksportu danych do Excela.

Power Apps – platforma do budowy interfejsu użytkownika i korzystania z formularza z dowolnego urządzenia. W ramach rozwiązania będą funkcjonowały dwie aplikacje:

 

  • Aplikacja do raportowania czasu pracy – z jej poziomu pracownicy będą mogli raportować czas pracy (godziny regularne oraz godziny dodatkowe z dodatkowym komentarzem i zdjęciem)
  • Aplikacja do administrowania danymi – aplikacja do zarządzania klientami, kontaktami, projektami i pracownikami.

PowerBI – narzędzie do raportowania z różnego rodzaju wykresami i wizualizacjami danych. Posiada doskonałe opcje manipulacji wykresami danych, możliwość drążenia danych, a w razie potrzeby można go osadzić w PowerApps. Taki raport powinien co najmniej

  • pokazywać liczbę godzin zgłoszonych przez pracownika w każdym miesiącu (w podziale na projekty)
  • pokazywać całkowitą liczbę godzin przepracowanych w projekcie w podziale na role i osoby
  • pokazać mapę geograficzną projektów

    Wpływ na biznes

    Cały projekt został zrealizowany w ciągu 4 tygodni od rozpoczęcia (warsztaty analityczne w siedzibie firmy).

    Rozwiązanie pokrywa wszystkie potrzeby i wymagania biznesowe. Wnosi również nowoczesny UX, który jest bardzo łatwy do opanowania dla nowego pracownika. Ma to znaczący wpływ na zmniejszenie nakładu czasu potrzebnego na realizację projektu i zarządzanie zasobami ludzkimi.

    Common Data Service przechowuje wszystkie dane (w tym zdjęcia) w ustrukturyzowany i bezpieczny sposób.

    Rekomendowane podejście wymagało zakupu do 100 licencji PowerApps Per-App dla każdego użytkownika, który będzie korzystał z którejkolwiek z dwóch aplikacji PowerApps. Koszt pojedynczej licencji wynosił w tym czasie około ~88 SEK/użytkownika/miesiąc. Ponadto, użytkownicy, którzy chcą korzystać z raportów PowerBI potrzebują dodatkowej licencji na PowerBI Pro (również ~88 SEK/użytkownik/miesiąc). Ale nawet wtedy, ROI był w 3 miesiącu użytkowania rozwiązania (koszt Developico i licencje, które klient potrzebuje co miesiąc) w porównaniu do poprzednio używanego rozwiązania innego dostawcy. Jeśli weźmie się pod uwagę wszystkie korzyści (w tym te trudno mierzalne, jak np. zaoszczędzony czas), to całkowity ROI może być jeszcze szybszy.

    Po miesiącu użytkowania, klient wrócił po więcej funkcji, tj. lokalizację (dla języka szwedzkiego) i historyczny widok zgłoszonych godzin w aplikacji do raportowania czasu pracy (oba widoczne w aplikacji zrzuty ekranu poniżej)

    Opinia klienta

    Our aim was to be able to identify factors that unnoticeably or uncontrollably caused financial losses in our organization. We used to rely on excel spreadsheets which was later replaced by dedicated tool. However the tool had unmpleasent data structure and along with lack of mobile application it moved us toward next change. Developico helped us consolidate our users channel by creating 2 Power Apps apps with ergonomic UX connected with structured data using Common Data Service. Then the data fed our data model and ultimately allowed us to gain clear business insights through Power BI. I’m very happy with the result of our collaboration with Developico. Developico looked at our business from different perspectives and proposed solution hollistacly used Microsoft offer with license costs effective. We do recommend their services.

    Daniel Murzyński

    Operational Chief / COO, MTSAB

    Zrzuty ekranu

    Aplikacja administracyjna

    Aplikacja do raportowania czasu pracy

    Raporty Power BI

    Możliwości współpracy

    Developico może pomóc w prawie wszystkich potrzebach związanych z Cyfrową Transformacją

    Wsparcie długoterminowe

    Developico Support Services, które udostępniają dostęp do naszych ekspertów.

    Projekty

    Pomożemy stworzyć aplikację lub naprawić tę, którą posiadasz.

    Szkolenia

    Kursy, warsztaty. Pokazy przydatnych sztuczek, które realnie wpłyną na adopcję oprogramowania.

    Michal profilepic 768x512 1 e1635489763748 - MTSAB - Power Apps & Power BI case study

    Michał Guzowski

    CEO

    Skontaktuj się bezpośrednio

    Low-Code Specialist

    CEO, Team Leader and Microsoft MVP. Doer. Constantly learning myself and how the world works. I love to tinker with teams and companies efficiency. Whether it’s mine or my customers. Understand to adjust.