Historycznie, raportowanie czasu pracy wymagało od każdego pracownika bezpośredniego kontaktu z dedykowanym pracownikiem (wszyscy z tym samym), który wprowadzał do systemu dziennego informacje takie jak imię i nazwisko pracownika, wykonywaną pracę i raportowany czas.

Na początku do zbierania danych wykorzystywany był Excel. Po pewnym czasie, Excel został zastąpiony przez rozwiązanie firmy trzeciej. Nowe oprogramowanie posiadało wprawdzie możliwości raportowania na podstawie relacji między danymi, ale nie posiadało aplikacji mobilnej, więc sam proces był nie tylko nieefektywny (słabe skalowanie), ale również zastosowane oprogramowanie nie odzwierciedlało architektury informacji MTSAB i jego wewnętrznej struktury. Warto dodać, że koszt licencji tego rozwiązania wynosił 50.000 SEK miesięcznie.

First, Excel was used to collect data. After some time, Excel has been replaced with a 3rd party solution. Although new software had reporting capabilities based on data relationships, it didn’t have a mobile application, so the process itself was not only ineffective (weak scaling up), but also the software used did not reflect the information architecture of MTSAB and its internal structure. It is worth adding that the license cost of this solution was SEK 50,000 every month.

W pracach remontowych często pojawiają się niespodziewane zadania dodatkowe. Czasem wynika to bezpośrednio z zamawiającego, który nagle stwierdza potrzebę dokonania dodatkowej modyfikacji, a czasem dopiero po wykonaniu prac wychodzą na jaw inne rzeczy wymagające uwagi. W takich sytuacjach pracownicy MTSAB mogą przejąć te zadania. Muszą oni jednak obowiązkowo wykonać zdjęcia, na których widać przedmiot dodatkowych prac (oraz efekt przed i po) wraz z opisem. Dotychczas zdjęcia wraz z opisami były przesyłane drogą mailową, a dedykowana osoba katalogowała otrzymane dane wraz z danymi projektowymi (remontowymi). Praca taka była wykonywana raz w tygodniu i wymagała od pracownika działu finansowego dużo czasu.

Zespół ludzi, który pracuje na budowie lub przy remoncie. Każdy z nich posiada inne kwalifikacje (elektryk, hydraulik, glazurnik itp.). Zdarza się, że pracownik z różnych powodów nie może pojawić się na budowie. Wówczas dedykowany pracownik MTSAB musi we współpracy z innymi Kierownikami Zespołów znaleźć dla niego zastępstwo. Poszukiwane zastępstwo wymaga uwzględnienia wielu czynników, tj. wymaganych umiejętności, dostępności pracownika oraz stawki. Dotychczas informacje te były implementowane w Excelu (niezależnie od rozwiązania firm trzecich wykorzystywanego do raportowania czasu pracy). Wraz ze wzrostem liczby pracowników, wzrosła również liczba przypadków zastępstw. Ma to wpływ na efektywność zarządzania.

Najpierw Excel był używany do zbierania danych. Po pewnym czasie, Excel został zastąpiony przez rozwiązanie innej firmy. Nowe oprogramowanie posiadało wprawdzie możliwości raportowania na podstawie relacji danych, ale nie posiadało aplikacji mobilnej, więc sam proces był nie tylko nieefektywny (słabe skalowanie), ale również używane oprogramowanie nie odzwierciedlało architektury informacji MTSAB i jego wewnętrznej struktury. Warto dodać, że koszt licencji tego rozwiązania wynosił 50.000 SEK miesięcznie.